Ταξίμετρο, POS και myDATA: πώς συμφωνούν οι εισπράξεις

Το ταξίμετρο δείχνει τις διαδρομές, το POS τις πληρωμές με κάρτα και η τράπεζα τα χρήματα που κατατέθηκαν. Γιατί, λοιπόν, τα σύνολα μπορεί να διαφέρουν; Η συμφωνία εισπράξεων ταξί συνδέει κάθε παραστατικό με τον τρόπο πληρωμής και την εκκαθάρισή του, ώστε η ίδια διαδρομή να καταγράφεται μία φορά και κάθε διαφορά να έχει εξήγηση.

Ο έλεγχος χρειάζεται όταν δέχεστε μετρητά, κάρτες και πληρωμές μέσα από εφαρμογές. Μια προμήθεια, μια καθυστερημένη κατάθεση ή μια επιστροφή μπορεί να αλλάξει το τραπεζικό υπόλοιπο χωρίς να σημαίνει ότι το αρχικό σύνολο των διαδρομών ήταν λάθος. Παρακάτω θα δείτε ποια αρχεία κρατάτε, πώς τα συγκρίνετε και τι στέλνετε στον λογιστή όταν κάτι δεν συμφωνεί.

Τέσσερα διαφορετικά στοιχεία της ίδιας συναλλαγής

Αφετηρία είναι το παραστατικό της διαδρομής. Από εκεί αναζητάτε πώς πληρώθηκε, πότε αποδόθηκαν τα χρήματα και πώς εμφανίστηκαν τα δεδομένα της συναλλαγής. Το άθροισμα όλων αυτών των αρχείων δεν είναι ο τζίρος σας: περιγράφουν διαφορετικά στάδια της ίδιας δραστηριότητας.

• Έκδοση παραστατικού: τεκμηριώνει την υπηρεσία και την αξία της.
• Πληρωμή: δείχνει αν ο πελάτης πλήρωσε με μετρητά, στο POS ή μέσα από εφαρμογή.
• Εκκαθάριση: εξηγεί ποιο ποσό αποδόθηκε στην τράπεζα, πότε και με ποιες κρατήσεις ή συμψηφισμούς.
• Διαβίβαση στο myDATA: αφορά τα φορολογικά δεδομένα και τον έλεγχο ότι αποτυπώθηκαν σωστά μέσω της εφαρμοζόμενης διαδικασίας.

Η προβλεπόμενη ενημερωτική σήμανση στα ταξί αναφέρει την έκδοση απόδειξης στο τέλος της διαδρομής και την αποδοχή πληρωμής με κάρτα. Πρόκειται για δύο χωριστές υποχρεώσεις: το χαρτάκι της κάρτας δεν αντικαθιστά την απόδειξη της μεταφοράς. Δείτε την απόφαση Α.1118/2024 της ΑΑΔΕ, άρθρο 2.

Η τεχνική διασύνδεση εξοπλισμού είναι επίσης χωριστό θέμα. Το ότι δέχεστε κάρτες δεν αποδεικνύει από μόνο του ότι κάθε συσκευή συνδέεται με κάθε ταξίμετρο ή ότι όλες οι εισπράξεις διαβιβάζονται αυτόματα. Καταγράψτε το συγκεκριμένο μοντέλο, τον πάροχο και τη ρύθμιση της εγκατάστασής σας, ώστε ο τεχνικός και ο λογιστής να ελέγχουν την ίδια πραγματική διαδικασία.

Ορίστε πρώτα ποια επιχείρηση και ποια περίοδο ελέγχετε

Γράψτε στην πρώτη γραμμή του φακέλου τον ΑΦΜ της δραστηριότητας, το όχημα ή τα οχήματα και το διάστημα του ελέγχου. Σημειώστε ποια τερματικά POS, ποιοι λογαριασμοί εφαρμογών και ποιοι τραπεζικοί λογαριασμοί χρησιμοποιήθηκαν. Έτσι αποφεύγετε να συγκρίνετε ένα μηνιαίο αρχείο ταξιμέτρου με εκκαθάριση που καλύπτει μόνο μέρος του μήνα.

Ο ιδιοκτήτης, ο επαγγελματίας που λειτουργεί ταξί με μίσθωση, ο συνιδιοκτήτης και ο μισθωτός οδηγός δεν έχουν κατ’ ανάγκη τον ίδιο ρόλο. Ο μισθωτός μπορεί να παραδίδει στοιχεία βάρδιας για την επιχείρηση στην οποία εργάζεται, χωρίς οι εισπράξεις να αποτελούν δικό του επιχειρηματικό έσοδο. Σε συνιδιοκτησία ή αλλαγή συνεργασίας, η κατανομή χρειάζεται έλεγχο των πραγματικών συμφωνιών και παραστατικών.

Αν αλλάξει μέσα στον μήνα ο λογαριασμός πληρωμών, η συνεργασία ή ο εξοπλισμός, χωρίστε τον έλεγχο πριν και μετά την αλλαγή. Κρατήστε την ημερομηνία μετάβασης και τα αναγνωριστικά των παλιών και νέων αρχείων. Μια τέτοια αλλαγή μπορεί να εξηγεί γιατί μια κατάθεση εμφανίζεται σε διαφορετικό λογαριασμό.

Ένα απλό φύλλο εργασίας μπορεί να έχει ημερομηνία, αναφορά παραστατικού, συνολική αξία με ΦΠΑ, κανάλι πληρωμής, αναφορά εκκαθάρισης και παρατήρηση. Όταν μια πληρωμή έχει δύο σκέλη, καταγράψτε και τα δύο χωρίς να διπλασιάσετε την αξία της διαδρομής. Χρησιμοποιήστε τα διαθέσιμα αναγνωριστικά, χωρίς να συγκεντρώνετε ονόματα ή στοιχεία καρτών επιβατών που δεν χρειάζονται για τον έλεγχο.

Πώς συμφωνούν το POS και η τραπεζική πίστωση

Ξεκινήστε από τις επιτυχείς συναλλαγές του POS για τις ημερομηνίες που εξετάζετε. Μια αποτυχημένη προσπάθεια πληρωμής δεν είναι δεύτερη είσπραξη, ενώ μια εγκεκριμένη χρέωση που αργότερα επιστράφηκε χρειάζεται χωριστή παρακολούθηση. Ελέγξτε την τελική κατάσταση της συναλλαγής και όχι μόνο την ειδοποίηση που θυμάστε ότι εμφανίστηκε στην οθόνη.

Στη συνέχεια ανοίξτε την αναφορά εκκαθάρισης του παρόχου. Εκεί αναζητάτε ποιες συναλλαγές περιλαμβάνονται, ποιες χρεώσεις αφαιρέθηκαν και ποιο ποσό αποδόθηκε. Αν ο πάροχος χρεώνει τις προμήθειες χωριστά, η κατάθεση μπορεί να είναι ολόκληρη και το κόστος να εμφανίζεται σε άλλη κίνηση. Η σύγκριση πρέπει να ακολουθεί τη δική σας αναφορά.

Παράδειγμα: διαδρομή τον Σεπτέμβριο, κατάθεση τον Οκτώβριο

Υποθέτουμε διαδρομή αξίας 40 € με κάρτα στις 30 Σεπτεμβρίου. Η αντίστοιχη εκκαθάριση κατατίθεται στις 2 Οκτωβρίου και περιλαμβάνει, αποκλειστικά για το παράδειγμα, χρέωση 1 €. Στην τράπεζα εμφανίζονται 39 €. Ο φάκελος συνδέει τα 40 € του παραστατικού με τη χρέωση 1 € και την πίστωση 39 €.

Στον έλεγχο εισπράξεων του Σεπτεμβρίου κρατάτε την εκκαθάριση ως εκκρεμή μέχρι να επιβεβαιωθεί. Στον έλεγχο των τραπεζικών κινήσεων του Οκτωβρίου σημειώνετε ότι αφορά την προηγούμενη περίοδο. Η κατάθεση δεν αποτελεί καινούργια διαδρομή. Το παράδειγμα εξηγεί τη διαφορά ημερομηνιών και δεν καθορίζει τον φορολογικό χειρισμό ή τον χρόνο κάποιας δήλωσης.

Σε ομαδοποιημένες πιστώσεις, μια τραπεζική γραμμή μπορεί να αντιστοιχεί σε πολλές διαδρομές. Κρατήστε τον αριθμό της εκκαθάρισης ως σύνδεσμο ανάμεσα στα αρχεία. Η αντιστοίχιση μόνο βάσει ποσού είναι επισφαλής όταν επαναλαμβάνονται ίδια κόμιστρα ή κατατίθενται πολλές παρτίδες την ίδια ημέρα.

Η κράτηση μέσω εφαρμογής δεν δείχνει πάντα πώς πληρώθηκε η διαδρομή

Μια εφαρμογή μπορεί να φέρει την κράτηση, αλλά ο επιβάτης να πληρώσει απευθείας στον οδηγό. Σε άλλη διαδρομή, η πληρωμή μπορεί να γίνει μέσα στην εφαρμογή και να αποδοθεί αργότερα. Γι’ αυτό χρησιμοποιήστε δύο διαφορετικές πληροφορίες: από πού ήρθε η διαδρομή και από ποιο κανάλι εισπράχθηκε.

Αν μια διαδρομή εμφανίζεται στη λίστα κρατήσεων και πληρώθηκε στο δικό σας POS, η είσπραξη ανήκει στις συγκεκριμένες συναλλαγές POS. Η εμφάνισή της στη λίστα της εφαρμογής δεν σημαίνει ότι περιμένετε άλλη μία πληρωμή από την πλατφόρμα. Αντίστοιχα, μια πληρωμή μέσα στην εφαρμογή δεν πρέπει να προστεθεί και στα μετρητά της βάρδιας.

Τι ελέγχετε ειδικά στα αρχεία FREENOW

Οι όροι συνεργασίας FREENOW που ισχύουν από 1 Ιουνίου 2026 αναφέρονται στην έκδοση της απόδειξης από τον χρήστη/διαχειριστή του ταξιμέτρου, στη συλλογή πληρωμών για λογαριασμό των συνεργατών και στον συμψηφισμό χρεώσεων κατά την εκκαθάριση. Για τον έλεγχο χρειάζεστε τόσο την ανάλυση διαδρομών όσο και τα αντίστοιχα παραστατικά χρεώσεων. Δείτε τους όρους συνεργασίας FREENOW για ταξί, ενότητες 3–5.

Ελέγξτε τη δική σας συμφωνία και τα πραγματικά αρχεία του λογαριασμού. Οι όροι μιας εφαρμογής δεν περιγράφουν υποχρεωτικά τον τρόπο λειτουργίας κάθε άλλης πλατφόρμας. Σημειώστε χωριστά κάθε πρόσθετη χρέωση, προσαρμογή ή άλλη πίστωση, ώστε να μπορεί να ελεγχθεί χωρίς να αναμειγνύεται με το κόμιστρο.

Παράδειγμα συμφωνίας: αποδείξεις 1.200 €, τρεις τρόποι πληρωμής

Ας υποθέσουμε ότι τα παραστατικά μιας περιόδου έχουν συνολική αξία 1.200 €, με ΦΠΑ. Όλες οι διαδρομές έχουν πληρωθεί, δεν υπάρχουν επιστροφές, φιλοδωρήματα ή εκκρεμότητες από προηγούμενες περιόδους. Οι χρεώσεις παρακάτω είναι υποθετικά ποσά για να φανεί η διαδικασία και δεν αποτελούν τιμοκατάλογο παρόχου.

Ο πρώτος έλεγχος είναι 500 + 400 + 300 = 1.200 €: τα κανάλια πληρωμής καλύπτουν τις διαδρομές. Ο δεύτερος είναι 396 + 285 = 681 €: αυτές είναι οι δύο υποθετικές τραπεζικές πιστώσεις. Προσθέτοντας τα μετρητά και τις τεκμηριωμένες χρεώσεις βρίσκουμε 500 + 681 + 19 = 1.200 €.

Τα 681 € δεν προστίθενται ξανά στις αποδείξεις ως νέος τζίρος. Επίσης, τα 300 € των διαδρομών της εφαρμογής δεν αντικαθίστανται απλώς από τα 285 € της κατάθεσης. Η διαφορά εξηγείται με τη χρέωση 15 €. Η λογιστική καταχώριση και ο έλεγχος ΦΠΑ των χρεώσεων γίνονται χωριστά, με βάση τα πραγματικά παραστατικά.

Το ποσό με ΦΠΑ βοηθά εδώ στην αντιστοίχιση με αυτό που πλήρωσε ο επιβάτης. Δεν ταυτίζεται με καθαρό έσοδο χωρίς ΦΠΑ, κέρδος ή διαθέσιμο εισόδημα. Για την παράλληλη οργάνωση των αγορών και χρεώσεων, δείτε τον οδηγό για έξοδα ταξί, καύσιμα, service και παραστατικά.

Μετρητά, καύσιμα και παράδοση βάρδιας

Το ποσό που βρίσκετε στην τσέπη στο τέλος της ημέρας επηρεάζεται και από άλλες κινήσεις. Μπορεί να είχατε χρήματα για ρέστα, να πληρώσατε καύσιμα ή να καταθέσατε μέρος των εισπράξεων στην τράπεζα. Γι’ αυτό χρειάζεστε ένα φύλλο ταμείου που ξεχωρίζει τις εισπράξεις από τις υπόλοιπες κινήσεις.

Σε ένα υποθετικό παράδειγμα, ξεκινάτε με 100 € για ρέστα και εισπράττετε 500 € μετρητά από διαδρομές. Πληρώνετε 60 € καύσιμα, καταθέτετε 300 € στην τράπεζα και αφαιρείτε 40 € για προσωπική χρήση. Το αναμενόμενο υπόλοιπο είναι 100 + 500 − 60 − 300 − 40 = 200 €. Κάθε κίνηση χρειάζεται την αντίστοιχη τεκμηρίωση.

Η κατάθεση των 300 € είναι μεταφορά ήδη καταγεγραμμένων εισπράξεων και δεν δημιουργεί άλλη διαδρομή. Η προσωπική ανάληψη επίσης καταγράφεται χωριστά για να εξηγείται το ταμείο και δεν αντιμετωπίζεται αυτόματα ως έξοδο της επιχείρησης. Η αριθμητική συμφωνία από μόνη της δεν αποδεικνύει φορολογική έκπτωση μιας αγοράς.

Στην αλλαγή βάρδιας σημειώστε ώρα, διαθέσιμα μετρητά, έξοδα που πληρώθηκαν και εκκρεμείς συναλλαγές. Ξεχωρίστε τα ποσά που παραδίδονται σε άλλον οδηγό από τα ποσά που παραμένουν ως ρέστα. Σε κάθε παράδοση, μια κοινή καταγραφή βοηθά να εντοπιστεί η διαφορά στην κατάλληλη βάρδια, χωρίς αυθαίρετη απόδοσή της σε κάποιον συνεργάτη.

Τι κάνετε όταν τα δεδομένα στο myDATA διαφέρουν

Η σωστή τραπεζική κατάθεση δεν αποδεικνύει ότι έχει ολοκληρωθεί σωστά και η διαβίβαση. Αντίστοιχα, μια διαβιβασμένη συναλλαγή δεν αποδεικνύει ότι έχετε ήδη εισπράξει τα χρήματα. Ο έλεγχος myDATA ξεκινά από τα παραστατικά και τα λογιστικά δεδομένα της ίδιας επιχείρησης και περιόδου.

Ζητήστε να επιβεβαιωθεί πρώτα ποιο κανάλι χρησιμοποιείται στην περίπτωσή σας και ποιες αναφορές είναι διαθέσιμες. Στη συνέχεια εξετάζονται περίοδος, αξίες, τυχόν ακυρώσεις, διπλές καταχωρίσεις και κατάσταση διαβίβασης. Δεν αρκεί να συγκρίνετε μια καθαρή τραπεζική πίστωση μετά τις προμήθειες με ένα σύνολο παραστατικών που περιλαμβάνει ΦΠΑ.

Η ΑΑΔΕ έχει δημοσιεύσει συγκεκριμένους χειρισμούς αποκλίσεων για δεδομένα λιανικής που διαβιβάζονται μέσω esend. Η εφαρμογή τους χρειάζεται έλεγχο ότι αφορούν πράγματι τη δική σας ροή και το συγκεκριμένο σφάλμα. Ο λογιστής επιλέγει τον κατάλληλο χειρισμό, αντί να ξανασταλεί ολόκληρος ο τζίρος χωρίς έλεγχο και να δημιουργηθούν διπλά δεδομένα. Δείτε τις οδηγίες ΑΑΔΕ για τη διασύνδεση esend–myDATA.

Ένας πίνακας διαφορών που οδηγεί σε συγκεκριμένη ενέργεια

Για κάθε ανοιχτή διαφορά σημειώστε ποσό, ημερομηνία, αναφορά παραστατικού και τι έχει ήδη ελεγχθεί. Προσθέστε ποιος αναλαμβάνει την επόμενη ενέργεια και πότε θα επανεξεταστεί. Μια διαφορά που μεταφέρεται στην επόμενη περίοδο παραμένει αναγνωρίσιμη· δεν εξαφανίζεται μέσα σε ένα νέο γενικό σύνολο.

Σε επιστροφή χρημάτων ή αμφισβήτηση χρέωσης, κρατήστε μαζί την αρχική πληρωμή, την ενημέρωση του παρόχου και την τελική κίνηση. Η αλλαγή στην πληρωμή δεν καθορίζει μόνη της ποιο φορολογικό παραστατικό χρειάζεται. Αν υπάρχουν φιλοδωρήματα ή άλλες πρόσθετες πιστώσεις, ξεχωρίστε τα για ειδικό έλεγχο, χωρίς να υποθέτετε ότι έχουν τον ίδιο χειρισμό με το κόμιστρο.

Ένα πρόγραμμα που χωρά στην καθημερινή λειτουργία

Στο τέλος κάθε βάρδιας κρατήστε τα διαθέσιμα στοιχεία και σημειώστε τις εξαιρέσεις όσο τις θυμάστε: αποτυχημένη κάρτα που πληρώθηκε τελικά με μετρητά, έξοδο από το ταμείο ή εκκρεμής πληρωμή. Ένας σύντομος έλεγχος μπορεί να αποτρέψει την αναζήτηση δεκάδων συναλλαγών αρκετές εβδομάδες αργότερα.

Σε τακτά διαστήματα μέσα στον μήνα, κατεβάστε εκκαθαρίσεις και αντιστοιχίστε τις με τις πιστώσεις. Αποθηκεύστε τα αρχικά αρχεία χωρίς αλλαγές και δουλέψτε σε χωριστό φύλλο ελέγχου. Χρησιμοποιήστε σταθερά ονόματα αρχείων με περίοδο και πάροχο, ώστε ο λογιστής να βρίσκει το σωστό έγγραφο χωρίς ανταλλαγή πολλών μηνυμάτων.

Στο κλείσιμο της περιόδου, παραδώστε ένα σύνολο ανά κανάλι πληρωμής, τις σχετικές εκκαθαρίσεις, τα παραστατικά χρεώσεων και τη λίστα εκκρεμοτήτων. Συμφωνήστε με τον λογιστή τη συχνότητα αποστολής που χρειάζεται η επιχείρησή σας. Ο έλεγχος πρέπει να ολοκληρώνεται αρκετά έγκαιρα για τις υποχρεώσεις που ισχύουν, ενώ τεχνικές δυσλειτουργίες αναφέρονται μόλις εντοπιστούν.

Συχνές ερωτήσεις για ταξίμετρο, POS και myDATA

Αρκεί το τραπεζικό statement για να βρω τον τζίρο του ταξί;

Δεν αρκεί μόνο του. Περιλαμβάνει πιστώσεις που μπορεί να έχουν μειωθεί από χρεώσεις, να αφορούν άλλη περίοδο ή να είναι καταθέσεις μετρητών. Ξεκινήστε από τα παραστατικά των διαδρομών και χρησιμοποιήστε την τράπεζα για να ελέγξετε την απόδοση των χρημάτων.

Όταν πληρώνει η εφαρμογή, καταγράφω ξανά όλο το ποσό ως νέα διαδρομή;

Η εκκαθάριση ήδη καταγεγραμμένων διαδρομών δεν τις μετατρέπει σε καινούργιες μεταφορές. Συνδέστε την κατάθεση με τα αρχικά παραστατικά και τις χρεώσεις. Τυχόν άλλες αμοιβές ή προσαρμογές της πλατφόρμας χρειάζονται χωριστή αναγνώριση και έλεγχο.

Αν η κράτηση έγινε από εφαρμογή αλλά πληρώθηκα με μετρητά;

Καταγράψτε την εφαρμογή ως πηγή κράτησης και τα μετρητά ως κανάλι είσπραξης. Ελέγξτε το σχετικό αρχείο για τυχόν χρέωση διαμεσολάβησης. Μην περιμένετε επιπλέον τραπεζική πίστωση μόνο επειδή η διαδρομή εμφανίζεται στην εφαρμογή.

Η λειτουργία του POS σημαίνει ότι το myDATA είναι σωστό;

Μια επιτυχής πληρωμή επιβεβαιώνει το συγκεκριμένο στάδιο είσπραξης. Η έκδοση, η τυχόν τεχνική διασύνδεση και η διαβίβαση χρειάζονται τους δικούς τους ελέγχους. Κρατήστε τις αναφορές της εγκατάστασής σας και ζητήστε επιβεβαίωση για το κανάλι που πράγματι χρησιμοποιείται.

Μπορώ να προσθέσω απλώς τη διαφορά που βλέπω στο myDATA;

Πρώτα εντοπίστε την αιτία και τα παραστατικά που αφορά. Διαφορετική περίοδος, λανθασμένη αξία, διπλή αποστολή και θέμα χαρακτηρισμού δεν διορθώνονται υποχρεωτικά με τον ίδιο τρόπο. Δώστε στον λογιστή τα στοιχεία πριν γίνει νέα διαβίβαση.

Τι στέλνω στον λογιστή όταν δεν βρίσκω μια είσπραξη;

Στείλτε την αναφορά του παραστατικού, την ημερομηνία, το ποσό, τον αναμενόμενο τρόπο πληρωμής και το σχετικό αρχείο POS ή εφαρμογής. Προσθέστε την εκκαθάριση, εφόσον υπάρχει, και την τραπεζική κίνηση που θεωρείτε σχετική. Περιγράψτε τι λείπει και τι έχετε ήδη ελέγξει.