Τι είναι το MyDATA

Το MyDATA είναι η πλατφόρμα ηλεκτρονικών βιβλίων της ΑΑΔΕ, μέσω της οποίας διαβιβάζονται δεδομένα παραστατικών και αποτυπώνεται η φορολογική εικόνα των επιχειρήσεων. Η πλατφόρμα δεν αντικαθιστά τον λογιστή, ούτε καταργεί την ανάγκη ελέγχου. Αντίθετα, κάνει πιο σημαντική τη σωστή λογιστική παρακολούθηση, γιατί τα στοιχεία πρέπει να συμφωνούν σε περισσότερα επίπεδα.

Κάθε επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει ποια παραστατικά εκδίδει, πώς διαβιβάζονται, ποια έξοδα λαμβάνει, πώς χαρακτηρίζονται και αν υπάρχουν αποκλίσεις μεταξύ όσων έχει η ίδια στα βιβλία της και όσων εμφανίζονται στην πλατφόρμα. Αυτή η διαδικασία απαιτεί κατανόηση τόσο της λογιστικής όσο και της πρακτικής λειτουργίας της επιχείρησης.

Για τον επιχειρηματία, το σημαντικό δεν είναι να γίνει ειδικός στο MyDATA. Το σημαντικό είναι να έχει συνεργάτη που παρακολουθεί την εικόνα, τον ενημερώνει για προβλήματα και τον καθοδηγεί ώστε οι διαδικασίες έκδοσης και λήψης παραστατικών να γίνονται σωστά. Η SK Advisors λειτουργεί ακριβώς σε αυτό το σημείο: μετατρέπει μια τεχνική υποχρέωση σε οργανωμένη διαδικασία.

Γιατί είναι σημαντική η σωστή παρακολούθηση

Η σωστή παρακολούθηση MyDATA είναι σημαντική γιατί οι αποκλίσεις μπορούν να δημιουργήσουν προβλήματα. Αν ένα παραστατικό δεν διαβιβαστεί, αν χαρακτηριστεί λάθος, αν ο προμηθευτής έχει ανεβάσει διαφορετικά στοιχεία ή αν η επιχείρηση δεν έχει περάσει σωστά ένα έξοδο, η εικόνα μπορεί να μην συμφωνεί. Όσο πιο νωρίς εντοπίζονται αυτά τα θέματα, τόσο πιο εύκολα αντιμετωπίζονται.

Η συσσώρευση αποκλίσεων δημιουργεί πίεση. Αν μια επιχείρηση αφήνει τον έλεγχο για το τέλος της περιόδου ή της χρονιάς, μπορεί να βρεθεί με πολλά ανοιχτά ζητήματα. Αυτό αυξάνει τον χρόνο εργασίας, την πιθανότητα λαθών και την αγωνία για το αν όλα είναι σωστά. Αντίθετα, η τακτική παρακολούθηση βοηθά να υπάρχει καλύτερη εικόνα και πιο ήρεμη διαδικασία.

Το MyDATA επηρεάζει επίσης τον τρόπο που η επιχείρηση οργανώνει τα παραστατικά της. Η σωστή έκδοση τιμολογίων, η επιλογή κατάλληλου τρόπου διαβίβασης, η αποστολή εξόδων στο λογιστικό γραφείο και ο έλεγχος των στοιχείων γίνονται πιο σημαντικά από ποτέ. Η επιχείρηση πρέπει να αποκτήσει διαδικασία, όχι να λειτουργεί αποσπασματικά.

Διαβίβαση παραστατικών και χαρακτηρισμοί

Η διαβίβαση παραστατικών μπορεί να γίνεται με διαφορετικούς τρόπους, ανάλογα με το σύστημα που χρησιμοποιεί η επιχείρηση, τον τύπο παραστατικών και τις ανάγκες της. Μπορεί να εμπλέκεται πρόγραμμα τιμολόγησης, πάροχος, ERP, εφαρμογή ή άλλος τρόπος έκδοσης. Το ζητούμενο είναι να διασφαλίζεται ότι τα παραστατικά διαβιβάζονται σωστά και εγκαίρως.

Οι χαρακτηρισμοί είναι εξίσου σημαντικοί. Δεν αρκεί να υπάρχει ένα ποσό. Πρέπει να αποτυπωθεί σωστά η κατηγορία εσόδου ή εξόδου, ώστε η ηλεκτρονική εικόνα να έχει λογική συνέπεια. Λάθος χαρακτηρισμός μπορεί να δημιουργήσει ασυμφωνίες ή λανθασμένη εικόνα. Για αυτό ο έλεγχος από το λογιστικό γραφείο είναι απαραίτητος.

Στην SK Advisors υποστηρίζουμε την επιχείρηση στην παρακολούθηση αυτών των διαδικασιών. Ανάλογα με την περίπτωση, ελέγχουμε αν οι διαβιβάσεις εμφανίζονται, αν υπάρχουν αποκλίσεις, αν οι χαρακτηρισμοί είναι σωστοί και τι πρέπει να διορθωθεί. Παράλληλα, βοηθάμε τον επιχειρηματία να καταλάβει ποια καθημερινά βήματα επηρεάζουν το MyDATA.

Αποκλίσεις MyDATA και τρόπος αντιμετώπισης

Οι αποκλίσεις είναι από τα πιο συχνά προβλήματα. Μπορεί να προκύψουν επειδή ένας προμηθευτής διαβίβασε διαφορετικά στοιχεία, επειδή ένα παραστατικό δεν έχει περαστεί σωστά, επειδή υπάρχει χρονική διαφορά ή επειδή ο χαρακτηρισμός δεν συμφωνεί. Η ύπαρξη απόκλισης δεν σημαίνει πάντα μεγάλο πρόβλημα, αλλά σημαίνει ότι χρειάζεται έλεγχος.

Η αντιμετώπιση ξεκινά με εντοπισμό. Πρέπει να δούμε ποια παραστατικά αφορούν οι αποκλίσεις, ποια είναι η πηγή τους και αν χρειάζεται διόρθωση από την επιχείρηση, τον προμηθευτή ή το λογιστικό γραφείο. Σε ορισμένες περιπτώσεις η λύση είναι απλή. Σε άλλες απαιτείται περισσότερη διερεύνηση.

Η SK Advisors βοηθά να μην παραμένουν οι αποκλίσεις αόρατες. Με τακτική παρακολούθηση, η επιχείρηση ενημερώνεται για ζητήματα που χρειάζονται ενέργεια. Έτσι αποφεύγεται η συσσώρευση και διατηρείται πιο καθαρή εικόνα.

Πώς επηρεάζει το MyDATA τη λογιστική λειτουργία

Το MyDATA έχει κάνει τη λογιστική πιο άμεση και πιο ψηφιακή. Η επιχείρηση δεν μπορεί να αφήνει τα παραστατικά για αργότερα με την ίδια ευκολία που ίσως το έκανε στο παρελθόν. Η διαβίβαση και ο έλεγχος απαιτούν πιο γρήγορη ροή πληροφορίας. Αυτό σημαίνει ότι η συνεργασία με το λογιστικό γραφείο πρέπει να είναι πιο οργανωμένη.

Η καθημερινή λειτουργία επηρεάζεται σε πολλά σημεία. Η έκδοση τιμολογίων πρέπει να γίνεται σωστά, τα έξοδα πρέπει να συγκεντρώνονται εγκαίρως, τα παραστατικά από προμηθευτές πρέπει να ελέγχονται, οι ακυρώσεις ή πιστώσεις πρέπει να αντιμετωπίζονται σωστά και οι αλλαγές σε διαδικασίες πρέπει να ενημερώνονται. Όλα αυτά απαιτούν συνέπεια.

Η θετική πλευρά είναι ότι η σωστή οργάνωση MyDATA μπορεί να βελτιώσει τη συνολική λογιστική εικόνα. Όταν η επιχείρηση μαθαίνει να στέλνει έγκαιρα στοιχεία και να παρακολουθεί τη ροή παραστατικών, αποκτά καλύτερη εικόνα και για τα οικονομικά της. Το MyDATA δεν είναι μόνο υποχρέωση. Μπορεί να γίνει αφορμή για καλύτερη οργάνωση.

Υποστήριξη για επιχειρήσεις με διαφορετικές ανάγκες

Δεν έχουν όλες οι επιχειρήσεις την ίδια πολυπλοκότητα. Μια μικρή επιχείρηση παροχής υπηρεσιών μπορεί να έχει λίγα παραστατικά τον μήνα, ενώ μια εμπορική εταιρεία μπορεί να έχει μεγάλο όγκο αγορών, πωλήσεων, πιστωτικών και συναλλαγών με πολλούς προμηθευτές. Μια επιχείρηση με ηλεκτρονικό κατάστημα μπορεί να έχει διαφορετικές ανάγκες από έναν ελεύθερο επαγγελματία. Για αυτό η υποστήριξη MyDATA πρέπει να προσαρμόζεται.

Στην SK Advisors εξετάζουμε το μοντέλο λειτουργίας της επιχείρησης. Πώς εκδίδει παραστατικά; Πόσα έξοδα έχει; Πώς λαμβάνει τιμολόγια; Υπάρχουν συναλλαγές εξωτερικού; Υπάρχουν ακυρώσεις ή πιστωτικά; Υπάρχει προσωπικό; Υπάρχει πρόγραμμα τιμολόγησης; Αυτές οι απαντήσεις καθορίζουν τον τρόπο παρακολούθησης.

Η σωστή υποστήριξη δεν είναι ίδια για μια νέα ατομική επιχείρηση και για μια εταιρεία με οργανωμένο κύκλο συναλλαγών. Ωστόσο, και στις δύο περιπτώσεις, η ανάγκη είναι κοινή: να υπάρχει καθαρή εικόνα και να μη μένουν οι ηλεκτρονικές υποχρεώσεις ανεξέλεγκτες.

Συχνά λάθη με το MyDATA

Ένα συχνό λάθος είναι η πεποίθηση ότι αν το πρόγραμμα τιμολόγησης “στέλνει” παραστατικά, όλα είναι αυτόματα σωστά. Η τεχνική διαβίβαση είναι μόνο ένα μέρος της διαδικασίας. Χρειάζεται έλεγχος για το αν τα παραστατικά εμφανίζονται σωστά, αν χαρακτηρίζονται σωστά και αν συμφωνούν με τα βιβλία.

Άλλο λάθος είναι η καθυστερημένη αποστολή εξόδων. Αν η επιχείρηση στέλνει παραστατικά μαζικά στο τέλος, ο έλεγχος δυσκολεύει. Επίσης, αρκετές επιχειρήσεις δεν ενημερώνουν το λογιστικό γραφείο όταν αλλάζουν πρόγραμμα τιμολόγησης, τρόπο έκδοσης ή διαδικασία συναλλαγών. Αυτές οι αλλαγές μπορεί να επηρεάσουν τη διαβίβαση.

Συχνό πρόβλημα είναι και η μη παρακολούθηση αποκλίσεων. Οι αποκλίσεις δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται ως κάτι που θα λυθεί μόνο του. Χρειάζονται έλεγχο και, όπου απαιτείται, ενέργεια. Η συστηματική παρακολούθηση μειώνει τον κίνδυνο να εμφανιστούν μεγάλα προβλήματα αργότερα.

MyDATA στον Άγιο Δημήτριο και ψηφιακή συνεργασία

Η SK Advisors υποστηρίζει επιχειρήσεις στον Άγιο Δημήτριο, στα Νότια Προάστια και στην Αθήνα, αλλά και εξ αποστάσεως όπου η συνεργασία μπορεί να οργανωθεί ψηφιακά. Το MyDATA είναι από τη φύση του ψηφιακή υποχρέωση, επομένως η συνεργασία μπορεί να γίνει αποτελεσματικά με ηλεκτρονική αποστολή στοιχείων, τακτική επικοινωνία και οργανωμένες διαδικασίες.

Η φυσική παρουσία παραμένει χρήσιμη όταν χρειάζεται προσωπική συζήτηση ή αρχική οργάνωση. Πολλές φορές, μια συνάντηση στην αρχή βοηθά να χαρτογραφηθούν οι διαδικασίες και στη συνέχεια η παρακολούθηση να γίνεται πιο εύκολα ψηφιακά.

Η προσέγγιση της SK Advisors

Η προσέγγισή μας στο MyDATA είναι πρακτική. Δεν θέλουμε να γεμίσουμε τον επιχειρηματία με τεχνικούς όρους. Θέλουμε να του δώσουμε σύστημα. Ποια παραστατικά στέλνει, πότε τα στέλνει, τι πρέπει να ελέγχεται, πώς ενημερώνεται για αποκλίσεις και ποια διαδικασία ακολουθεί όταν υπάρχει πρόβλημα.

Με σωστή υποστήριξη, το MyDATA γίνεται πιο διαχειρίσιμο. Η επιχείρηση αποκτά καθαρότερη εικόνα, μειώνει την πιθανότητα λαθών και λειτουργεί με μεγαλύτερη συνέπεια. Αν νιώθετε ότι οι ηλεκτρονικές υποχρεώσεις σας έχουν γίνει μπερδεμένες ή αν θέλετε να οργανώσετε καλύτερα τη διαδικασία, μπορούμε να εξετάσουμε την περίπτωσή σας και να προτείνουμε πρακτικό πλαίσιο συνεργασίας.

Πώς ξεκινά η οργάνωση του MyDATA

Η οργάνωση του MyDATA ξεκινά με χαρτογράφηση της σημερινής διαδικασίας. Πρέπει να δούμε πώς εκδίδονται τα παραστατικά, ποιο πρόγραμμα χρησιμοποιείται, ποιος έχει ευθύνη για τις διαβιβάσεις, πώς συγκεντρώνονται τα έξοδα και πώς ενημερώνεται το λογιστικό γραφείο. Αν δεν καταγραφεί η ροή, είναι δύσκολο να εντοπιστεί πού δημιουργούνται τα προβλήματα.

Στη συνέχεια εξετάζονται οι αποκλίσεις και οι συνήθεις αιτίες τους. Μπορεί να χρειάζεται αλλαγή στον τρόπο αποστολής παραστατικών, καλύτερη ενημέρωση για πιστωτικά, συχνότερη αποστολή εξόδων ή έλεγχος των χαρακτηρισμών. Μικρές αλλαγές στη διαδικασία μπορούν να μειώσουν σημαντικά τις ασυμφωνίες.

Η SK Advisors μπορεί να ξεκινήσει με έναν αρχικό έλεγχο της εικόνας και στη συνέχεια να προτείνει απλό πλαίσιο παρακολούθησης. Στόχος είναι να ξέρετε τι γίνεται, τι εκκρεμεί και τι χρειάζεται διόρθωση, χωρίς να χάνεστε μέσα στην τεχνική πλευρά της πλατφόρμας.

Η συνέπεια είναι πιο σημαντική από την πολυπλοκότητα. Ένα απλό σύστημα που τηρείται κάθε μήνα είναι καλύτερο από μια δύσκολη διαδικασία που εγκαταλείπεται.