Οι παρακρατούμενοι φόροι είναι από τα θέματα που πολλές μικρές επιχειρήσεις θυμούνται μόνο όταν εμφανιστεί προθεσμία, ειδοποίηση ή ερώτηση από το λογιστήριο. Στην πράξη, όμως, η παρακράτηση δεν είναι λεπτομέρεια. Είναι μέρος της καθημερινής φορολογικής οργάνωσης μιας επιχείρησης και συνδέεται με παραστατικά, αμοιβές, συνεργάτες, πληρωμές, δηλώσεις και αρχείο.
Το βασικό πρόβλημα δεν είναι ότι ο επιχειρηματίας πρέπει να ξέρει απέξω κάθε περίπτωση. Αυτό είναι δουλειά του λογιστή και του φοροτεχνικού. Το πρόβλημα ξεκινά όταν η επιχείρηση πληρώνει, καταχωρεί ή συμφωνεί αμοιβές χωρίς να έχει ελεγχθεί αν υπάρχει υποχρέωση παρακράτησης, πότε αποδίδεται ο φόρος και ποια στοιχεία πρέπει να κρατηθούν.
Στην SK Advisors βλέπουμε τους παρακρατούμενους φόρους ως θέμα διαδικασίας. Αν υπάρχει σωστός έλεγχος πριν από την πληρωμή, τα περισσότερα λάθη αποφεύγονται. Αν το θέμα μένει για το τέλος του μήνα ή για όταν έρθει η ώρα της δήλωσης, η επιχείρηση συχνά τρέχει να μαζέψει στοιχεία εκ των υστέρων.
Τι είναι οι παρακρατούμενοι φόροι με απλά λόγια
Παρακρατούμενος φόρος είναι φόρος που, σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, δεν πληρώνεται απευθείας από τον τελικό δικαιούχο μελλοντικά, αλλά παρακρατείται κατά την πληρωμή ή την εκκαθάριση της αμοιβής και αποδίδεται από την επιχείρηση που έχει την υποχρέωση. Η ακριβής αντιμετώπιση εξαρτάται από το είδος της αμοιβής, τη σχέση των μερών, το παραστατικό, τη φορολογική ιδιότητα και το ισχύον πλαίσιο.
Για μια μικρή επιχείρηση, αυτό σημαίνει ότι δεν αρκεί να κοιτάμε μόνο το ποσό του τιμολογίου ή της συμφωνίας. Πρέπει να ελέγχεται αν η συναλλαγή ανήκει σε κατηγορία που χρειάζεται παρακράτηση, ποιο ποσό αφορά, πώς εμφανίζεται στο παραστατικό, πότε πρέπει να δηλωθεί και πότε πρέπει να αποδοθεί.
Δεν είναι όλα τα έξοδα ίδια. Άλλο μια αγορά εμπορεύματος, άλλο μια αμοιβή συνεργάτη, άλλο μια υπηρεσία, άλλο μια αμοιβή που συνδέεται με ειδική φορολογική αντιμετώπιση. Για αυτό οι φοροτεχνικές υπηρεσίες δεν πρέπει να περιορίζονται στην υποβολή δηλώσεων. Πρέπει να βοηθούν την επιχείρηση να ξέρει τι πρέπει να ελέγχει πριν δεσμευτεί ή πληρώσει.
Γιατί οι παρακρατούμενοι φόροι μπερδεύουν τις μικρές επιχειρήσεις
Οι μικρές επιχειρήσεις συνήθως λειτουργούν με ταχύτητα. Ο επιχειρηματίας κλείνει μια συνεργασία, παίρνει ένα τιμολόγιο, πληρώνει έναν επαγγελματία, αναθέτει μια υπηρεσία ή συμφωνεί μια αμοιβή. Αν εκείνη τη στιγμή δεν υπάρχει έλεγχος, το θέμα της παρακράτησης μπορεί να εμφανιστεί αργότερα, όταν η πληρωμή έχει ήδη γίνει.
Τότε δημιουργούνται πρακτικές απορίες:
- έπρεπε να γίνει παρακράτηση;
- έγινε σωστά το παραστατικό;
- συμφωνεί το ποσό που πληρώθηκε με το ποσό που έπρεπε να πληρωθεί;
- ποιος αποδίδει τον φόρο;
- υπάρχει προθεσμία που χάθηκε;
- πώς θα το εξηγήσουμε στον συνεργάτη;
- πώς θα συμφωνήσει η λογιστική εικόνα;
Το μπέρδεμα μεγαλώνει όταν οι συμφωνίες γίνονται προφορικά ή όταν η επιχείρηση κοιτάζει μόνο το καθαρό ποσό που θα φύγει από το ταμείο. Η παρακράτηση χρειάζεται καθαρή συμφωνία από την αρχή, όχι διόρθωση μετά.
Ποια παραστατικά θέλουν προσοχή
Δεν υπάρχει ένας απλός κανόνας που να λέει ότι κάθε τιμολόγιο έχει παρακράτηση ή ότι κανένα τιμολόγιο δεν έχει. Το σωστό είναι να ελέγχεται το είδος της συναλλαγής. Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζονται αμοιβές υπηρεσιών, συνεργασίες με εξωτερικούς επαγγελματίες, συμβουλευτικές αμοιβές, τεχνικές ή ειδικές υπηρεσίες και κάθε περίπτωση όπου η φορολογική αντιμετώπιση δεν είναι αυτονόητη.
Η επιχείρηση πρέπει να στέλνει στο λογιστήριο το παραστατικό εγκαίρως και όχι μόνο όταν πλησιάζει η πληρωμή. Αν υπάρχει αμφιβολία, ο έλεγχος πρέπει να γίνεται πριν πληρωθεί ο συνεργάτης. Έτσι αποφεύγεται η άβολη συζήτηση “τελικά έπρεπε να κρατήσουμε φόρο”.
Η σωστή διαχείριση συνδέεται και με τα εκπιπτόμενα έξοδα επιχείρησης. Ένα έξοδο δεν είναι απλώς μια απόδειξη ή ένα τιμολόγιο. Είναι παραστατικό που πρέπει να συμφωνεί με την πραγματική συναλλαγή, την πληρωμή, τη φορολογική αντιμετώπιση και το αρχείο της επιχείρησης.
Παρακράτηση και πληρωμή συνεργάτη
Ένα συχνό λάθος είναι να συμφωνείται μια αμοιβή χωρίς να είναι σαφές αν το ποσό είναι μικτό ή καθαρό μετά από τυχόν παρακράτηση. Αυτό δημιουργεί παρεξηγήσεις. Ο συνεργάτης μπορεί να περιμένει ένα ποσό στον λογαριασμό του, ενώ η επιχείρηση θεωρεί ότι πρέπει να αποδώσει μέρος ως φόρο.
Για να αποφευχθεί αυτό, κάθε συμφωνία καλό είναι να απαντά σε τρία ερωτήματα:
- Ποιο είναι το συνολικό ποσό της αμοιβής;
- Υπάρχει υποχρέωση παρακράτησης;
- Ποιο ποσό θα πληρωθεί τελικά και ποιο θα αποδοθεί;
Δεν χρειάζεται να γίνει η επιχείρηση φορολογικό γραφείο. Χρειάζεται, όμως, να μη συμφωνεί αμοιβές “στο περίπου”. Η καθαρή συμφωνία προστατεύει και την επιχείρηση και τον συνεργάτη.
Παρακρατούμενοι φόροι και ΦΠΑ
Οι παρακρατούμενοι φόροι δεν πρέπει να μπερδεύονται με τον ΦΠΑ. Ο ΦΠΑ μικρής επιχείρησης είναι ξεχωριστό θέμα και ακολουθεί διαφορετική λογική. Μια συναλλαγή μπορεί να έχει ΦΠΑ, μπορεί να έχει παρακράτηση, μπορεί να έχει και τα δύο ανάλογα με την περίπτωση, ή μπορεί να μην έχει παρακράτηση.
Ακριβώς εδώ γίνονται πολλά λάθη. Ο επιχειρηματίας βλέπει ένα συνολικό ποσό και θεωρεί ότι το μόνο που χρειάζεται είναι να πληρωθεί. Στην πραγματικότητα, το λογιστήριο πρέπει να δει τη βάση, τον ΦΠΑ, τυχόν παρακράτηση, το πληρωτέο ποσό και την καταχώρηση.
Όταν αυτά δεν συμφωνούν, δημιουργούνται αποκλίσεις στην εικόνα της επιχείρησης. Μπορεί να φαίνεται ότι πληρώθηκε λάθος ποσό, ότι έμεινε υπόλοιπο, ότι δεν αποδόθηκε κάτι στην ώρα του ή ότι το παραστατικό δεν έχει αντιμετωπιστεί σωστά.
Πριν κλείσετε νέα συνεργασία, κάντε έναν μικρό έλεγχο
Η καλύτερη στιγμή για να αποφευχθεί λάθος δεν είναι όταν έρθει το τιμολόγιο. Είναι πριν κλείσει η συνεργασία. Αν μια επιχείρηση πρόκειται να συνεργαστεί με εξωτερικό επαγγελματία, σύμβουλο, τεχνικό, δημιουργό περιεχομένου, συνεργείο, freelancer ή άλλη επιχείρηση παροχής υπηρεσιών, καλό είναι να στείλει στο λογιστήριο τις βασικές πληροφορίες πριν συμφωνήσει τελικά την πληρωμή.
Οι πληροφορίες που βοηθούν είναι απλές:
- τι υπηρεσία θα δοθεί,
- ποιος θα εκδώσει το παραστατικό,
- ποιο είναι το συμφωνημένο ποσό,
- αν το ποσό είναι μικτό ή καθαρό,
- πότε θα γίνει η πληρωμή,
- αν η συνεργασία είναι μία φορά ή επαναλαμβανόμενη.
Με αυτά τα στοιχεία, το λογιστήριο μπορεί να ελέγξει αν χρειάζεται ειδική φορολογική αντιμετώπιση και να προτείνει καθαρό τρόπο συμφωνίας. Έτσι ο επιχειρηματίας ξέρει από πριν τι θα πληρώσει, τι θα καταχωρηθεί και τι υποχρέωση μπορεί να δημιουργηθεί.
Αυτός ο μικρός έλεγχος είναι ιδιαίτερα σημαντικός όταν μια επιχείρηση μεγαλώνει και αρχίζει να δουλεύει με περισσότερους συνεργάτες. Όσο αυξάνονται οι συναλλαγές, τόσο πιο εύκολα χάνεται η εικόνα. Μια απλή διαδικασία πριν από κάθε νέα συνεργασία προστατεύει τη ρευστότητα, το αρχείο και τη σχέση με τους συνεργάτες.
Παρακράτηση χωρίς λάθη
Μια μικρή επιχείρηση μπορεί να μειώσει πολύ τον κίνδυνο με μια απλή ροή:
- Ελέγχει το είδος της αμοιβής πριν από την πληρωμή.
- Στέλνει το παραστατικό στο λογιστήριο εγκαίρως.
- Επιβεβαιώνει αν υπάρχει παρακράτηση.
- Συμφωνεί το μικτό και το πληρωτέο ποσό.
- Κρατά αρχείο παραστατικού και πληρωμής.
- Παρακολουθεί προθεσμίες δήλωσης και απόδοσης.
- Συμφωνεί τις κινήσεις με τα βιβλία.
- Κάνει μηνιαίο έλεγχο εκκρεμοτήτων.
Αυτά τα βήματα φαίνονται απλά, αλλά στην πράξη κάνουν τη διαφορά. Η παρακράτηση δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται σαν κάτι που λύνεται στο τέλος. Πρέπει να μπαίνει στη διαδικασία πληρωμών.
Μηνιαίο αρχείο και προθεσμίες
Η επιχείρηση πρέπει να έχει εικόνα των παρακρατούμενων φόρων μέσα στον μήνα. Ποια παραστατικά ελέγχθηκαν; Ποια είχαν υποχρέωση παρακράτησης; Ποια ποσά πληρώθηκαν; Ποια πρέπει να αποδοθούν; Υπάρχει εκκρεμότητα; Υπάρχει συνεργάτης που χρειάζεται διευκρίνιση;
Το αρχείο μπορεί να είναι απλό. Ένας πίνακας με ημερομηνία, προμηθευτή ή συνεργάτη, είδος αμοιβής, ποσό, παρακράτηση, πληρωμή και κατάσταση αρκεί για να υπάρχει καθαρή εικόνα. Το σημαντικό είναι να ενημερώνεται τακτικά.
Οι λογιστικές υπηρεσίες για επιχειρήσεις πρέπει να βοηθούν τον επιχειρηματία να οργανώνει αυτή τη ροή. Δεν έχει νόημα να υποβάλλεται μια δήλωση σωστά αν κάθε μήνα η επιχείρηση δημιουργεί χάος στα παραστατικά και στις πληρωμές της.
Τι γίνεται σε φορολογικό έλεγχο
Σε έναν φορολογικός έλεγχος επιχείρησης, οι παρακρατούμενοι φόροι μπορεί να εξεταστούν μέσα από παραστατικά, συμφωνίες, πληρωμές, δηλώσεις και βιβλία. Ο έλεγχος δεν κοιτάζει μόνο αν υπάρχει ένα τιμολόγιο. Κοιτάζει αν η συναλλαγή στέκει συνολικά.
Αν υπάρχει παρακράτηση που δεν έγινε, αν έγινε λάθος, αν αποδόθηκε καθυστερημένα ή αν δεν υπάρχει καθαρή τεκμηρίωση, μπορεί να προκύψουν διορθώσεις, επιβαρύνσεις ή πρόστιμα ΑΑΔΕ, ανάλογα με την περίπτωση. Το ζητούμενο δεν είναι να φοβάται η επιχείρηση. Είναι να έχει καθαρό αρχείο.
Ένας καλός φάκελος περιλαμβάνει το παραστατικό, την πληρωμή, την επικοινωνία όπου χρειάζεται, τη λογιστική καταχώρηση και την απόδειξη ότι η υποχρέωση αντιμετωπίστηκε σωστά. Αν αυτά υπάρχουν, η επιχείρηση απαντά πιο ήρεμα και πιο οργανωμένα.
Τα πιο συχνά λάθη που βλέπουμε
Τα λάθη στους παρακρατούμενους φόρους επαναλαμβάνονται συχνά:
- πληρωμή συνεργάτη πριν ελεγχθεί η φορολογική αντιμετώπιση,
- συμφωνία καθαρού ποσού χωρίς διευκρίνιση,
- παραστατικό που στέλνεται στο λογιστήριο καθυστερημένα,
- σύγχυση παρακράτησης με ΦΠΑ,
- έλλειψη αρχείου πληρωμών,
- προθεσμίες που παρακολουθούνται τελευταία στιγμή,
- λανθασμένη καταχώρηση ή συμφωνία ποσών,
- επικοινωνία με το λογιστήριο μόνο όταν υπάρχει πρόβλημα.
Τα περισσότερα από αυτά λύνονται με μία συνήθεια: έλεγχος πριν την πληρωμή. Όχι μετά.
Πώς βοηθά η SK Advisors
Η SK Advisors μπορεί να βοηθήσει μια μικρή επιχείρηση να οργανώσει τους παρακρατούμενους φόρους με πρακτικό τρόπο. Ελέγχουμε τις συναλλαγές που χρειάζονται προσοχή, οργανώνουμε τη ροή παραστατικών, παρακολουθούμε προθεσμίες, βοηθάμε στη συμφωνία πληρωμών και εξηγούμε τι πρέπει να γνωρίζει ο επιχειρηματίας πριν κλείσει μια συνεργασία.
Στόχος μας δεν είναι να φορτώσουμε την επιχείρηση με περισσότερη γραφειοκρατία. Στόχος είναι να υπάρχει καθαρή εικόνα. Όταν ο επιχειρηματίας ξέρει ποια παραστατικά στέλνει, πότε τα στέλνει και τι πρέπει να ελέγχεται πριν πληρώσει, μειώνονται οι εκπλήξεις.
Πηγές και επίσημες πληροφορίες
Συχνές ερωτήσεις για παρακρατούμενους φόρους
Έχει κάθε τιμολόγιο παρακράτηση;
Όχι. Η παρακράτηση εξαρτάται από το είδος της συναλλαγής, την αμοιβή, τη φορολογική ιδιότητα και την περίπτωση. Για αυτό χρειάζεται έλεγχος πριν από την πληρωμή.
Πότε πρέπει να ρωτήσω το λογιστήριο;
Πριν πληρώσετε ή πριν συμφωνήσετε οριστικά το ποσό. Αν ο έλεγχος γίνει μετά, μπορεί να χρειαστούν διορθώσεις ή άβολες συνεννοήσεις με τον συνεργάτη.
Η παρακράτηση είναι το ίδιο με τον ΦΠΑ;
Όχι. Ο ΦΠΑ και η παρακράτηση είναι διαφορετικά φορολογικά θέματα. Μπορεί να συνυπάρχουν σε μια συναλλαγή, αλλά δεν υπολογίζονται και δεν αντιμετωπίζονται με τον ίδιο τρόπο.
Τι αρχείο πρέπει να κρατά η επιχείρηση;
Παραστατικό, στοιχεία συνεργάτη, συμφωνία αμοιβής, πληρωμή, τυχόν παρακράτηση, δήλωση και κάθε σχετική επικοινωνία που βοηθά να τεκμηριωθεί η συναλλαγή.
Πρέπει να ελέγχεται κάθε νέα συνεργασία;
Όταν υπάρχει νέα υπηρεσία ή νέα μορφή αμοιβής, είναι προτιμότερο να γίνεται έλεγχος πριν από τη συμφωνία. Δεν σημαίνει ότι κάθε περίπτωση έχει παρακράτηση, αλλά σημαίνει ότι η επιχείρηση δεν κινείται στα τυφλά.
Τι γίνεται αν πλήρωσα λάθος ποσό;
Πρέπει να ελεγχθεί άμεσα η περίπτωση. Αν υπάρχει λάθος σε παρακράτηση ή πληρωμή, το λογιστήριο θα σας καθοδηγήσει για τη σωστή διόρθωση.
Μπορεί να υπάρξει πρόστιμο;
Ανάλογα με την περίπτωση, καθυστερήσεις, λάθη ή παραλείψεις μπορεί να οδηγήσουν σε επιβαρύνσεις. Η προληπτική οργάνωση μειώνει σημαντικά τον κίνδυνο.
Μπορεί η SK Advisors να ελέγχει παραστατικά πριν πληρωθούν;
Ναι. Μπορούμε να οργανώσουμε διαδικασία ελέγχου για παραστατικά και πληρωμές, ώστε η επιχείρηση να ξέρει τι χρειάζεται πριν κάνει την κίνηση.
Ποιο είναι το πιο πρακτικό πρώτο βήμα;
Στείλτε στο λογιστήριο τα παραστατικά πριν την πληρωμή και ζητήστε επιβεβαίωση για το πληρωτέο ποσό. Αυτή η μικρή αλλαγή προλαμβάνει πολλά λάθη.
Θέλετε καθαρή διαδικασία για παρακρατούμενους φόρους;
Κλείστε ραντεβού με την SK Advisors για να οργανώσουμε τις πληρωμές, τα παραστατικά, τις δηλώσεις και τον μηνιαίο έλεγχο της επιχείρησής σας.
