Οι αποκλίσεις myDATA είναι από τις λέξεις που ακούει μια επιχείρηση και αμέσως σκέφτεται ότι κάτι σοβαρό έχει πάει στραβά. Στην πράξη, δεν σημαίνει πάντα ότι υπάρχει μεγάλο πρόβλημα. Σημαίνει όμως ότι η εικόνα που εμφανίζεται στα ηλεκτρονικά βιβλία δεν συμφωνεί όπως θα έπρεπε με τα παραστατικά, τους χαρακτηρισμούς ή τη λογιστική εικόνα που πρέπει να έχει η επιχείρηση.
Το βασικό λάθος είναι να αντιμετωπίζονται οι αποκλίσεις σαν κάτι που “θα το δούμε στο τέλος”. Όσο μένουν ανοιχτές, τόσο πιο δύσκολο γίνεται να θυμηθεί η επιχείρηση τι έγινε, ποιος εξέδωσε τι, ποιο παραστατικό ακυρώθηκε, ποιο έπρεπε να χαρακτηριστεί διαφορετικά και ποια κίνηση επηρεάζει τον ΦΠΑ.
Οι αποκλίσεις myDATA δεν είναι μόνο τεχνικό θέμα. Είναι θέμα διαδικασίας. Αν υπάρχει σωστή ροή παραστατικών, έγκαιρη ενημέρωση του λογιστή, καθαρή τιμολόγηση και μηνιαία συμφωνία, οι περισσότερες αποκλίσεις διορθώνονται πριν γίνουν πραγματική πίεση.
Σε αυτόν τον οδηγό θα δούμε τι σημαίνουν οι αποκλίσεις, γιατί εμφανίζονται, τι πρέπει να ελέγξει μια επιχείρηση και πότε χρειάζεται οργανωμένη λογιστική παρέμβαση.
Τι είναι οι αποκλίσεις myDATA
Με απλά λόγια, απόκλιση υπάρχει όταν κάτι στην εικόνα του myDATA δεν ταιριάζει με αυτό που πρέπει να εμφανίζεται στα ηλεκτρονικά βιβλία. Η απόκλιση μπορεί να αφορά έσοδο, έξοδο, χαρακτηρισμό, αξία, ΦΠΑ, τύπο παραστατικού ή χρονισμό διαβίβασης.
Δεν είναι όλες οι αποκλίσεις ίδιες. Άλλες είναι απλές και διορθώνονται γρήγορα. Άλλες χρειάζονται έλεγχο γιατί μπορεί να συνδέονται με λάθος παραστατικό, λάθος χειρισμό ΦΠΑ ή με διαδικασία που δεν λειτουργεί σωστά στην επιχείρηση.
Παράδειγμα: μια επιχείρηση λαμβάνει τιμολόγιο από προμηθευτή, αλλά αυτό δεν εμφανίζεται όπως πρέπει στα έξοδα. Ή εμφανίζεται παραστατικό με ποσό που δεν συμφωνεί με αυτό που έχει καταχωρηθεί λογιστικά. Ή ένα πιστωτικό εκδόθηκε, αλλά δεν έχει συνδεθεί σωστά με την αρχική συναλλαγή. Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, η λύση δεν είναι “να πατήσουμε κάτι για να φύγει”. Η λύση είναι να βρούμε την αιτία.
Γιατί εμφανίζονται αποκλίσεις
Οι αποκλίσεις εμφανίζονται συχνά από μικρά καθημερινά λάθη. Το θέμα δεν είναι να μη γίνει ποτέ λάθος. Αυτό είναι μη ρεαλιστικό. Το θέμα είναι να υπάρχει διαδικασία που το εντοπίζει γρήγορα.
Οι πιο συχνές αιτίες είναι:
- παραστατικό που δεν διαβιβάστηκε,
- παραστατικό που διαβιβάστηκε με λάθος τύπο,
- λάθος συντελεστής ΦΠΑ,
- λάθος χαρακτηρισμός εσόδου ή εξόδου,
- πιστωτικό που δεν συνδέθηκε σωστά,
- ακύρωση που δεν ολοκληρώθηκε με καθαρό τρόπο,
- καθυστέρηση στη διαβίβαση,
- ασυμφωνία μεταξύ εμπορικού προγράμματος και λογιστικής εγγραφής,
- ελλιπή στοιχεία πελάτη ή προμηθευτή,
- διαφορετική ημερομηνία έκδοσης, λήψης ή καταχώρισης.
Σε αρκετές επιχειρήσεις το πρόβλημα δεν είναι το myDATA από μόνο του. Είναι ότι δεν υπάρχει ένας υπεύθυνος τρόπος έκδοσης και ελέγχου. Άλλος εκδίδει παραστατικά, άλλος στέλνει στον λογιστή, άλλο αρχείο κρατά η επιχείρηση, άλλο βλέπει το πρόγραμμα και άλλο εμφανίζεται στην πλατφόρμα. Εκεί αρχίζουν οι αποκλίσεις.
Αν ήδη έχετε συχνά λάθη στο myDATA, συνήθως χρειάζεται να διορθωθεί πρώτα η διαδικασία και μετά τα επιμέρους παραστατικά. Διαφορετικά θα διορθώνετε τα ίδια πράγματα κάθε μήνα.
Αποκλίσεις εσόδων και εξόδων
Οι αποκλίσεις στα έσοδα αφορούν συνήθως παραστατικά που έχει εκδώσει η επιχείρηση. Εκεί ο έλεγχος ξεκινά από το πρόγραμμα τιμολόγησης, το timologio ΑΑΔΕ ή εμπορικό πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε, και από το αν η διαβίβαση έγινε σωστά.
Για τα έσοδα πρέπει να ελεγχθούν:
- αν το παραστατικό εκδόθηκε με σωστό τύπο,
- αν έχει διαβιβαστεί,
- αν η αξία και ο ΦΠΑ συμφωνούν,
- αν υπάρχει ακύρωση ή πιστωτικό,
- αν ο πελάτης έχει σωστά στοιχεία,
- αν η συναλλαγή αφορά αγαθά, υπηρεσίες, ενδοκοινοτική συναλλαγή ή άλλη ειδική περίπτωση.
Οι αποκλίσεις στα έξοδα είναι συχνά πιο “ύπουλες”, γιατί εξαρτώνται και από το πώς έχει διαβιβάσει ο προμηθευτής. Ένα παραστατικό μπορεί να υπάρχει στα χαρτιά ή στο email, αλλά να μη φαίνεται όπως πρέπει στα ηλεκτρονικά βιβλία. Μπορεί επίσης να χρειάζεται σωστός χαρακτηρισμός από την πλευρά της λήπτριας επιχείρησης.
Για τα έξοδα πρέπει να ελεγχθούν:
- αν το παραστατικό έχει ληφθεί πραγματικά,
- αν αντιστοιχεί στην επιχείρηση,
- αν εμφανίζεται στο myDATA,
- αν έχει σωστό ΦΠΑ,
- αν είναι καταχωρημένο λογιστικά,
- αν πρέπει να χαρακτηριστεί διαφορετικά,
- αν υπάρχει πιστωτικό ή διορθωτικό παραστατικό.
Εδώ φαίνεται πόσο σημαντική είναι η οργάνωση παραστατικών. Όταν τα παραστατικά υπάρχουν σε ένα καθαρό σύστημα, ο έλεγχος γίνεται πιο γρήγορα. Όταν είναι μοιρασμένα σε email, φωτογραφίες, φακέλους και μηνύματα, κάθε απόκλιση γίνεται μικρό κυνήγι.
Πώς διαβάζεται σωστά μια απόκλιση
Η σωστή ερώτηση δεν είναι “πώς την εξαφανίζω;”. Η σωστή ερώτηση είναι “γιατί εμφανίστηκε;”.
Η διαδικασία ελέγχου πρέπει να είναι ψύχραιμη και συγκεκριμένη. Ξεκινάμε από το παραστατικό. Υπάρχει; Είναι σωστό; Έχει διαβιβαστεί; Έχει σωστό τύπο; Το ποσό συμφωνεί; Ο ΦΠΑ συμφωνεί; Υπάρχει άλλο παραστατικό που το διορθώνει;
Μετά κοιτάμε το σύστημα. Το πρόγραμμα τιμολόγησης έχει στείλει σωστά τα δεδομένα; Υπάρχει σφάλμα διαβίβασης; Έχει γίνει αλλαγή σε παραμετροποίηση; Έχει ενημερωθεί ο λογιστής;
Τέλος κοιτάμε τη λογιστική εικόνα. Η εγγραφή που υπάρχει στα βιβλία συμφωνεί με την εικόνα του myDATA; Ο χαρακτηρισμός είναι σωστός; Επηρεάζεται ο ΦΠΑ; Χρειάζεται διορθωτική ενέργεια ή μόνο συμφωνία;
Αυτή η σειρά γλιτώνει χρόνο. Αν αρχίσετε από τη διόρθωση χωρίς να ξέρετε την αιτία, υπάρχει κίνδυνος να δημιουργήσετε δεύτερο λάθος πάνω στο πρώτο.
Τα 5 βήματα για να διορθώσετε αποκλίσεις
Η διόρθωση δεν πρέπει να γίνεται βιαστικά. Ένα πρακτικό πλαίσιο είναι το εξής:
- Εντοπίστε ακριβώς την απόκλιση.
Δείτε αν αφορά έσοδο, έξοδο, ΦΠΑ, χαρακτηρισμό, αξία ή παραστατικό που λείπει. Μη μείνετε στη γενική ένδειξη.
- Βρείτε το αρχικό παραστατικό.
Χωρίς το αρχικό παραστατικό δεν μπορεί να γίνει σοβαρός έλεγχος. Ελέγξτε ημερομηνία, αριθμό, ΑΦΜ, καθαρή αξία, ΦΠΑ και σύνολο.
- Αναγνωρίστε την αιτία.
Η απόκλιση μπορεί να οφείλεται σε καθυστέρηση, λάθος διαβίβαση, λάθος χαρακτηρισμό, ακύρωση, πιστωτικό ή κακή παραμετροποίηση.
- Επιλέξτε τη σωστή ενέργεια.
Ανάλογα με την περίπτωση, μπορεί να χρειάζεται διόρθωση χαρακτηρισμού, ακύρωση, πιστωτικό, εκ νέου διαβίβαση, λογιστική συμφωνία ή επικοινωνία με προμηθευτή.
- Κλείστε τη συμφωνία.
Μετά τη διόρθωση πρέπει να ελεγχθεί ξανά ότι η εικόνα συμφωνεί. Διαφορετικά, απλώς μετακινήσατε το πρόβλημα.
Αποκλίσεις και ΦΠΑ
Ο ΦΠΑ είναι ένα από τα σημεία που χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή. Μια μικρή διαφορά σε συντελεστή ΦΠΑ, απαλλαγή ή χαρακτηρισμό μπορεί να επηρεάσει την εικόνα των περιοδικών δηλώσεων.
Αν μια επιχείρηση βλέπει απόκλιση που σχετίζεται με ΦΠΑ, δεν πρέπει να την αντιμετωπίζει μόνο σαν τεχνικό θέμα. Πρέπει να ελέγχεται:
- αν ο συντελεστής ΦΠΑ είναι σωστός,
- αν η συναλλαγή απαλλάσσεται ή όχι,
- αν υπάρχει δικαίωμα έκπτωσης ΦΠΑ,
- αν το παραστατικό αφορά έξοδο που χρειάζεται ειδικό χειρισμό,
- αν η περιοδική δήλωση έχει επηρεαστεί,
- αν η διόρθωση πρέπει να γίνει πριν την υποβολή.
Το άρθρο για ΦΠΑ και myDATA θα το αναλύσει πιο βαθιά, αλλά η βασική αρχή είναι απλή: ό,τι επηρεάζει ΦΠΑ πρέπει να ελέγχεται πριν κλείσει η περίοδος. Όσο πιο κοντά γίνεται ο έλεγχος στην πραγματική συναλλαγή, τόσο λιγότερη πίεση δημιουργείται.
Πιστωτικά, ακυρώσεις και διορθώσεις
Πολλές αποκλίσεις προκύπτουν επειδή μια επιχείρηση προσπάθησε να διορθώσει κάτι, αλλά η διόρθωση δεν έγινε ολοκληρωμένα. Ένα λάθος τιμολόγιο δεν “εξαφανίζεται” επειδή εκδόθηκε άλλο. Ένα πιστωτικό χρειάζεται σωστή σύνδεση. Μια ακύρωση χρειάζεται σωστό χειρισμό. Και κάθε διόρθωση πρέπει να φαίνεται καθαρά στη συνολική εικόνα.
Εδώ χρειάζεται προσοχή. Μην εκδίδετε πιστωτικά ή ακυρωτικά μόνο για να κλείσει μια ένδειξη, χωρίς να ξέρετε τι πρέπει να διορθωθεί. Μπορεί να δημιουργηθεί φορολογική ή λογιστική ασυνέπεια.
Ο σωστός χειρισμός εξαρτάται από το τι έχει συμβεί:
- εκδόθηκε λάθος ποσό,
- εκδόθηκε λάθος πελάτης,
- επιλέχθηκε λάθος τύπος παραστατικού,
- χρεώθηκε λάθος ΦΠΑ,
- η συναλλαγή ακυρώθηκε,
- ο προμηθευτής έστειλε λάθος παραστατικό,
- το παραστατικό καταχωρήθηκε δύο φορές.
Κάθε περίπτωση έχει διαφορετική λογική. Για αυτό η συνεργασία με το λογιστικό γραφείο είναι κρίσιμη.
Μηνιαία συμφωνία: η πιο πρακτική λύση
Η καλύτερη άμυνα απέναντι στις αποκλίσεις είναι η μηνιαία συμφωνία. Όχι μια φορά τον χρόνο. Όχι μόνο όταν εμφανιστεί πρόβλημα. Κάθε μήνα.
Η μηνιαία συμφωνία πρέπει να ελέγχει:
- έσοδα που εκδόθηκαν,
- έξοδα που λήφθηκαν,
- παραστατικά που δεν εμφανίζονται,
- πιστωτικά και ακυρώσεις,
- χαρακτηρισμούς,
- ΦΠΑ,
- εκκρεμότητες με προμηθευτές,
- εκκρεμότητες στο πρόγραμμα τιμολόγησης.
Αυτό δεν σημαίνει ότι η επιχείρηση πρέπει να γίνει λογιστήριο. Σημαίνει ότι πρέπει να έχει καθαρή ροή. Ο επιχειρηματίας κρατά τα παραστατικά οργανωμένα, ενημερώνει εγκαίρως και δεν αφήνει εκκρεμότητες. Ο λογιστής ελέγχει, συμφωνεί και κατευθύνει.
Στην πράξη, αυτό γλιτώνει χρόνο και χρήματα. Μια απόκλιση που βρίσκεται μέσα στον μήνα λύνεται πιο εύκολα από μια απόκλιση που ανακαλύπτεται πολλούς μήνες μετά.
Πότε πρέπει να ζητήσετε βοήθεια
Αν βλέπετε μία μικρή απόκλιση, μπορεί να είναι κάτι απλό. Αν όμως οι αποκλίσεις επαναλαμβάνονται, αν επηρεάζουν ΦΠΑ, αν υπάρχουν πολλά πιστωτικά ή αν δεν ξέρετε ποιο παραστατικό δημιουργεί το πρόβλημα, χρειάζεται έλεγχος.
Σημάδια ότι πρέπει να μπει λογιστική διαδικασία:
- δεν ξέρετε ποια παραστατικά λείπουν,
- ο προμηθευτής λέει ότι έχει διαβιβάσει αλλά εσείς δεν βλέπετε συμφωνία,
- το πρόγραμμα τιμολόγησης δείχνει σφάλματα,
- υπάρχουν πολλές χειροκίνητες διορθώσεις,
- οι περιοδικές δηλώσεις ΦΠΑ γίνονται με πίεση,
- κάθε μήνα εμφανίζονται οι ίδιες εκκρεμότητες.
Σε αυτή την περίπτωση, η λύση δεν είναι απλώς να “κλείσουν οι αποκλίσεις”. Η λύση είναι να χτιστεί διαδικασία ώστε να μη δημιουργούνται συνεχώς.
Πώς βοηθά η SK Advisors
Στην SK Advisors αντιμετωπίζουμε τις αποκλίσεις myDATA σαν θέμα εικόνας και οργάνωσης. Δεν κοιτάμε μόνο την ένδειξη. Κοιτάμε τη ροή: πώς εκδίδονται τα παραστατικά, πώς διαβιβάζονται, πώς ενημερώνεται το λογιστήριο, τι πρόγραμμα χρησιμοποιείται, τι επηρεάζει τον ΦΠΑ και πώς μπορεί να γίνει ο μηνιαίος έλεγχος πιο απλός.
Η υποστήριξη μπορεί να περιλαμβάνει:
- έλεγχο παραστατικών και αποκλίσεων,
- συμφωνία εσόδων και εξόδων,
- έλεγχο ΦΠΑ,
- καθοδήγηση για πρόγραμμα τιμολόγησης,
- διαδικασία μηνιαίας αποστολής παραστατικών,
- επικοινωνία για διορθώσεις,
- οργάνωση εσωτερικής ροής στην επιχείρηση.
Για μια επιχείρηση, η αξία δεν είναι μόνο να διορθωθεί ένα λάθος. Είναι να υπάρχει καθαρή εικόνα πριν παρθεί η επόμενη απόφαση.
Συμπέρασμα
Οι αποκλίσεις myDATA δεν χρειάζεται να γίνουν πηγή άγχους. Χρειάζεται όμως να αντιμετωπίζονται με σωστή σειρά: εντοπισμός, παραστατικό, αιτία, διόρθωση και συμφωνία.
Αν η επιχείρηση λειτουργεί χωρίς διαδικασία, οι αποκλίσεις θα επιστρέφουν. Αν όμως υπάρχει μηνιαίος έλεγχος, σωστή οργάνωση και συνεργασία με τον λογιστή, το myDATA μπορεί να γίνει εργαλείο καθαρής εικόνας και όχι μόνιμη εκκρεμότητα.
Πηγές και επίσημες πληροφορίες
Συχνές ερωτήσεις
Τι σημαίνει απόκλιση στο myDATA;
Σημαίνει ότι κάτι στην εικόνα των ηλεκτρονικών βιβλίων δεν συμφωνεί με τα παραστατικά, τους χαρακτηρισμούς, τις αξίες ή τη λογιστική εικόνα της επιχείρησης.
Είναι όλες οι αποκλίσεις σοβαρές;
Όχι. Κάποιες είναι απλές και διορθώνονται γρήγορα. Άλλες όμως μπορεί να επηρεάζουν ΦΠΑ, έσοδα, έξοδα ή λογιστικές συμφωνίες και χρειάζονται προσεκτικό έλεγχο.
Πώς διορθώνεται μια απόκλιση myDATA;
Πρώτα εντοπίζεται το παραστατικό και η αιτία. Μετά επιλέγεται η σωστή ενέργεια, όπως διόρθωση χαρακτηρισμού, πιστωτικό, ακύρωση, διαβίβαση ή λογιστική συμφωνία.
Μπορεί η απόκλιση να οφείλεται σε προμηθευτή;
Ναι. Σε έξοδα, η εικόνα μπορεί να επηρεάζεται από το πώς και πότε διαβίβασε ο προμηθευτής το παραστατικό.
Οι αποκλίσεις επηρεάζουν τον ΦΠΑ;
Μπορεί να τον επηρεάζουν, ειδικά όταν υπάρχει λάθος συντελεστής, λάθος απαλλαγή, λάθος χαρακτηρισμός ή παραστατικό που δεν έχει συμφωνηθεί σωστά.
Πόσο συχνά πρέπει να γίνεται έλεγχος;
Ιδανικά κάθε μήνα. Ο μηνιαίος έλεγχος βοηθά να εντοπίζονται οι αποκλίσεις πριν επηρεάσουν δηλώσεις, ΦΠΑ ή κλείσιμο περιόδου.
Χρειάζεται εμπορικό πρόγραμμα για λιγότερες αποκλίσεις;
Όχι πάντα, αλλά σε επιχειρήσεις με πολλά παραστατικά, αποθήκη, υποκαταστήματα ή συχνές διορθώσεις, ένα σωστά παραμετροποιημένο πρόγραμμα μπορεί να μειώσει σημαντικά τα λάθη.
Μπορεί η SK Advisors να αναλάβει έλεγχο αποκλίσεων;
Ναι. Μπορούμε να ελέγξουμε την εικόνα myDATA, να εντοπίσουμε αιτίες αποκλίσεων και να προτείνουμε πρακτική διαδικασία για μηνιαία συμφωνία.
Θέλετε να ελέγξουμε τις αποκλίσεις myDATA της επιχείρησής σας;
Έχετε αποκλίσεις myDATA που επανέρχονται κάθε μήνα; Η SK Advisors μπορεί να ελέγξει την εικόνα, να εντοπίσει τις αιτίες και να οργανώσει μια καθαρή διαδικασία για την επιχείρησή σας.
Σημαντική σημείωση
Το άρθρο είναι ενημερωτικό και δεν αποτελεί εξατομικευμένη φορολογική ή λογιστική συμβουλή. Κάθε επιχείρηση χρειάζεται έλεγχο με βάση τα πραγματικά παραστατικά, το είδος δραστηριότητας και τις ισχύουσες οδηγίες.
