Ο φορολογικός έλεγχος επιχείρησης δεν είναι μια στιγμή. Είναι το αποτέλεσμα της καθημερινής οργάνωσης που υπήρχε ή δεν υπήρχε τους προηγούμενους μήνες και χρόνια. Όταν έρθει ένα αίτημα, μια πρόσκληση, μια ειδοποίηση ή ένας έλεγχος από την ΑΑΔΕ, η επιχείρηση δεν κρίνεται μόνο από το αν έχει “πληρώσει φόρους”. Κρίνεται από το αν μπορεί να αποδείξει με καθαρά στοιχεία τι έχει κάνει.
Αυτό είναι το σημείο που αγχώνει πολλούς επιχειρηματίες. Μπορεί να δουλεύουν σωστά, να έχουν πραγματικά έξοδα, πραγματικές πωλήσεις και πραγματική δραστηριότητα, αλλά να μην έχουν οργανωμένο φάκελο. Μπορεί να έχουν τιμολόγια σε email, αποδείξεις σε φωτογραφίες, πληρωμές χωρίς σωστή αντιστοίχιση, myDATA αποκλίσεις που έμειναν “για μετά” και περιοδικές ΦΠΑ που υποβλήθηκαν χωρίς να έχει γίνει πλήρης συμφωνία.
Στην SK Advisors αντιμετωπίζουμε τον φορολογικό έλεγχο σαν διαδικασία προετοιμασίας, όχι σαν πανικό τελευταίας στιγμής. Όσο πιο καθαρή είναι η λογιστική εικόνα, τόσο πιο εύκολα απαντώνται ερωτήσεις, διορθώνονται αποκλίσεις και τεκμηριώνονται κινήσεις.
Τι είναι ένας φορολογικός έλεγχος στην πράξη
Ο φορολογικός έλεγχος είναι η διαδικασία με την οποία η φορολογική διοίκηση εξετάζει αν τα στοιχεία της επιχείρησης συμφωνούν με τις φορολογικές υποχρεώσεις της. Μπορεί να αφορά εισόδημα, ΦΠΑ, παρακρατούμενους φόρους, βιβλία, τιμολόγια, myDATA, μισθοδοσία, συμβάσεις, ταμειακές κινήσεις ή συγκεκριμένη συναλλαγή.
Δεν σημαίνει πάντα ότι έχει γίνει κάτι λάθος. Μπορεί να υπάρχει διασταύρωση, αίτημα για στοιχεία, έλεγχος συγκεκριμένης περιόδου, επιστροφή φόρου, ασυμφωνία δεδομένων ή θέμα που προκύπτει από ηλεκτρονικές διαβιβάσεις. Όμως, ακόμη και όταν δεν υπάρχει λάθος, η επιχείρηση πρέπει να μπορεί να απαντήσει οργανωμένα.
Εδώ βρίσκεται η διαφορά ανάμεσα στην επιχείρηση που έχει λογιστήριο “μόνο για τις δηλώσεις” και στην επιχείρηση που έχει πραγματική παρακολούθηση. Οι φοροτεχνικές υπηρεσίες δεν είναι απλώς υποβολή εντύπων. Είναι προληπτική προστασία της εικόνας της επιχείρησης.
Τι μπορεί να ζητηθεί σε έναν έλεγχο
Δεν υπάρχει ένας μοναδικός φάκελος που ζητείται πάντα σε κάθε περίπτωση. Ανάλογα με τον σκοπό και την περίοδο, μπορεί να ζητηθούν διαφορετικά στοιχεία. Παρ' όλα αυτά, υπάρχουν ομάδες εγγράφων που εμφανίζονται συχνά.
Συνήθως χρειάζεται να υπάρχουν:
- εκδοθέντα τιμολόγια και αποδείξεις,
- ληφθέντα τιμολόγια και παραστατικά εξόδων,
- βιβλία εσόδων και εξόδων ή λογιστικά αρχεία,
- περιοδικές δηλώσεις ΦΠΑ,
- δηλώσεις εισοδήματος και φορολογικά έντυπα,
- στοιχεία myDATA και συμφωνίες διαβίβασης,
- αποδείξεις πληρωμών και τραπεζικές κινήσεις,
- μισθοδοσία, αν υπάρχει προσωπικό,
- συμβάσεις συνεργασίας ή μίσθωσης,
- στοιχεία παγίων και αποσβέσεων,
- παρακρατούμενοι φόροι,
- απογραφή, όπου απαιτείται,
- επικοινωνία με πελάτες ή προμηθευτές όταν χρειάζεται τεκμηρίωση.
Το θέμα δεν είναι απλώς να υπάρχουν κάπου. Πρέπει να βρίσκονται γρήγορα, να συμφωνούν μεταξύ τους και να μπορούν να εξηγήσουν την εικόνα της επιχείρησης.
Το μεγαλύτερο πρόβλημα: η ασυμφωνία στοιχείων
Παλαιότερα μια επιχείρηση μπορούσε να αφήσει αρκετή ακαταστασία στο αρχείο της και να την “μαζέψει” αργότερα. Σήμερα αυτό είναι πιο δύσκολο. Τα ηλεκτρονικά βιβλία, οι διαβιβάσεις, οι τραπεζικές κινήσεις και οι διασταυρώσεις κάνουν τις ασυμφωνίες πιο ορατές.
Μπορεί να υπάρχει τιμολόγιο που εκδόθηκε αλλά δεν διαβιβάστηκε σωστά. Μπορεί να έχει καταχωρηθεί έξοδο που δεν φαίνεται σωστά. Μπορεί να υπάρχει απόκλιση ανάμεσα σε ΦΠΑ, βιβλία και myDATA. Μπορεί να έχει γίνει πληρωμή από προσωπικό λογαριασμό και να χρειάζεται εξήγηση. Μπορεί να λείπει σύμβαση για συνεργασία που φαίνεται στα έξοδα.
Αυτό δεν σημαίνει αυτόματα παράβαση. Σημαίνει όμως ότι χρειάζεται καθαρή τεκμηρίωση. Αν η επιχείρηση δεν μπορεί να εξηγήσει γιατί εμφανίζεται μια διαφορά, το άγχος μεγαλώνει και ο χρόνος πιέζει.
myDATA και ηλεκτρονικά βιβλία στον φορολογικό έλεγχο
Το myDATA και ηλεκτρονικά βιβλία έχουν αλλάξει τον τρόπο που φαίνεται η επιχείρηση προς τη φορολογική διοίκηση. Δεν μιλάμε πια μόνο για αρχεία που μένουν στο λογιστήριο. Ένα μεγάλο μέρος της εικόνας διαβιβάζεται ηλεκτρονικά και μπορεί να συγκρίνεται με δηλώσεις, συναλλαγές και στοιχεία αντισυμβαλλομένων.
Σε έναν έλεγχο, η επιχείρηση πρέπει να ξέρει:
- αν έχουν διαβιβαστεί τα έσοδα,
- αν έχουν ληφθεί σωστά τα έξοδα,
- αν υπάρχουν αποκλίσεις,
- αν έγιναν διορθώσεις,
- αν τα στοιχεία συμφωνούν με ΦΠΑ και βιβλία,
- αν υπάρχουν παραστατικά που δεν έχουν χαρακτηριστεί σωστά.
Το συχνό λάθος είναι να αντιμετωπίζεται το myDATA σαν “τεχνική υποχρέωση”. Δεν είναι μόνο τεχνικό. Είναι κομμάτι της φορολογικής εικόνας. Αν υπάρχουν αποκλίσεις, πρέπει να παρακολουθούνται πριν ζητηθούν.
ΦΠΑ: το σημείο που συχνά βγάζει διαφορές
Ο ΦΠΑ είναι από τα πρώτα σημεία που χρειάζονται προσοχή. Η δήλωση ΦΠΑ πρέπει να συμφωνεί με τα βιβλία και με τα παραστατικά. Αν υπάρχουν έξοδα χωρίς σωστό δικαιολογητικό, αν υπάρχουν παραστατικά που καταχωρήθηκαν λάθος, αν έγινε λάθος περίοδος, αν υπάρχει πίστωση που δεν τεκμηριώνεται ή αν έχει μείνει απόκλιση myDATA, ο έλεγχος μπορεί να ζητήσει εξηγήσεις.
Το άρθρο μας για ΦΠΑ για μικρές επιχειρήσεις εξηγεί πρακτικά λάθη που βλέπουμε συχνά. Στον φορολογικό έλεγχο, όμως, το θέμα πάει ένα βήμα πιο πέρα: δεν αρκεί να ξέρουμε ότι έγινε λάθος. Πρέπει να δούμε αν διορθώνεται, πώς τεκμηριώνεται και τι συνέπειες μπορεί να έχει.
Για αυτό η περιοδική δήλωση δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως μια τυπική μηνιαία ή τριμηνιαία εργασία. Είναι ένα σημείο όπου η επιχείρηση “υπογράφει” την εικόνα της.
Πριν τον φορολογικό έλεγχο: τι πρέπει να οργανωθεί
Η σωστή προετοιμασία δεν αρχίζει όταν έρθει το email. Αρχίζει νωρίτερα. Αν θέλετε η επιχείρηση να είναι πιο ήρεμη απέναντι σε έναν πιθανό έλεγχο, χρειάζεται ένας φάκελος που να ενημερώνεται συστηματικά.
Πρακτικά, προτείνουμε να υπάρχουν:
- αρχείο εσόδων ανά μήνα,
- αρχείο εξόδων με σωστά παραστατικά,
- συμφωνία βιβλίων με ΦΠΑ,
- συμφωνία myDATA με βιβλία,
- αρχείο τραπεζικών πληρωμών,
- φάκελος συμβάσεων και μισθώσεων,
- φάκελος μισθοδοσίας,
- φάκελος παγίων,
- σημειώσεις για έκτακτες συναλλαγές,
- καταγραφή διορθώσεων που έγιναν.
Ακούγεται βαρετό, το ξέρω. Αλλά είναι πολύ πιο ήρεμο από το να ψάχνετε παραστατικά μέσα σε email τρία χρόνια μετά.
Λογιστική οργάνωση: η ασπίδα πριν τον έλεγχο
Οι λογιστικές υπηρεσίες για επιχειρήσεις πρέπει να κάνουν κάτι περισσότερο από το να κρατούν βιβλία. Πρέπει να δημιουργούν μια διαδικασία. Πότε στέλνονται παραστατικά; Πώς αρχειοθετούνται; Πώς ελέγχονται οι τραπεζικές πληρωμές; Πώς καταγράφονται οι εξαιρέσεις; Πότε γίνεται συμφωνία myDATA; Πότε ενημερώνεται ο επιχειρηματίας ότι κάτι δεν είναι σωστό;
Αν δεν υπάρχει διαδικασία, κάθε έλεγχος μοιάζει σαν έκτακτη κρίση. Αν υπάρχει διαδικασία, ο έλεγχος παραμένει σοβαρός, αλλά δεν είναι χάος.
Η καλύτερη προετοιμασία είναι η επανάληψη μικρών σωστών κινήσεων. Δεν χρειάζεται να είναι όλα τέλεια από την πρώτη ημέρα. Χρειάζεται όμως να υπάρχει σύστημα.
Τι πρέπει να προσέχει ο επιχειρηματίας
Ο επιχειρηματίας δεν χρειάζεται να γίνει λογιστής. Χρειάζεται όμως να ξέρει ποια πράγματα δεν πρέπει να αφήνει στον αέρα.
Πρώτον, κάθε έξοδο πρέπει να έχει σωστό παραστατικό. Μια πληρωμή χωρίς τιμολόγιο δεν είναι αρκετή. Δεύτερον, οι προσωπικές και επαγγελματικές κινήσεις πρέπει να διαχωρίζονται όσο γίνεται πιο καθαρά. Τρίτον, οι μεγάλες συναλλαγές πρέπει να έχουν λογική εξήγηση και αρχείο. Τέταρτον, οι διορθώσεις πρέπει να γίνονται νωρίς. Πέμπτον, όταν κάτι δεν καταλαβαίνετε, πρέπει να το ρωτάτε πριν κλείσει η περίοδος.
Οι έλεγχοι δεν αγαπούν τις ασάφειες. Όσο περισσότερα “δεν ξέρω”, “κάπου το έχω”, “νομίζω το πλήρωσα” και “θα το βρω” υπάρχουν, τόσο πιο δύσκολη γίνεται η διαχείριση.
Συχνά λάθη που δημιουργούν πρόβλημα
Τα πιο συχνά λάθη που βλέπουμε σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις είναι πολύ πρακτικά:
- παραστατικά που στέλνονται καθυστερημένα στο λογιστήριο,
- τιμολόγια εξόδων χωρίς σωστή αιτιολόγηση,
- πληρωμές από προσωπικούς λογαριασμούς,
- λάθος χαρακτηρισμοί στο myDATA,
- διαφορές ανάμεσα σε ΦΠΑ και βιβλία,
- μη τήρηση αρχείου συμβάσεων,
- έξοδα που δεν συνδέονται καθαρά με την επιχειρηματική δραστηριότητα,
- καθυστερημένες διορθώσεις,
- αδυναμία εύρεσης παλαιών παραστατικών,
- έλλειψη τακτικού ελέγχου πριν τις δηλώσεις.
Κανένα από αυτά δεν σημαίνει απαραίτητα καταστροφή. Όλα όμως είναι σημεία που πρέπει να διορθώνονται εγκαίρως.
Φορολογική ενημερότητα και φορολογικός έλεγχος
Πολλές φορές η ανάγκη για φορολογική ενημερότητα φέρνει στην επιφάνεια θέματα που μοιάζουν με προετοιμασία ελέγχου. Η επιχείρηση ζητά ενημερότητα και βλέπει ότι κάτι δεν συμφωνεί: οφειλή, δήλωση, ρύθμιση, παλιά υποχρέωση ή εκκρεμότητα. Αυτό δεν είναι ακριβώς φορολογικός έλεγχος, αλλά είναι καμπανάκι.
Αν μια επιχείρηση δεν μπορεί εύκολα να εξηγήσει την ίδια της την εικόνα όταν ζητά ενημερότητα, τότε πιθανότατα θα δυσκολευτεί και σε έναν έλεγχο. Γι' αυτό ο φορολογικός προγραμματισμός επιχείρησης πρέπει να περιλαμβάνει τακτικό έλεγχο υποχρεώσεων, όχι μόνο υποβολές στις λήξεις.
Τι κάνουμε όταν έρθει αίτημα για στοιχεία
Αν η επιχείρηση λάβει αίτημα για στοιχεία, το πρώτο βήμα είναι να μην απαντήσει βιαστικά. Διαβάζουμε ακριβώς τι ζητείται, ποια περίοδο αφορά, ποια προθεσμία υπάρχει και ποια στοιχεία πρέπει να συγκεντρωθούν.
Μετά κάνουμε έναν εσωτερικό έλεγχο:
- συγκεντρώνουμε τα ζητούμενα,
- εντοπίζουμε τυχόν διαφορές,
- βλέπουμε αν χρειάζονται διορθώσεις,
- ελέγχουμε αν υπάρχουν έγγραφα που λείπουν,
- προετοιμάζουμε καθαρές εξηγήσεις,
- κρατάμε αντίγραφο όσων υποβάλλονται.
Το σημαντικό είναι η απάντηση να είναι οργανωμένη. Ένα πρόχειρο πακέτο με αρχεία χωρίς σειρά μπορεί να κάνει την υπόθεση πιο δύσκολη. Ο έλεγχος χρειάζεται τεκμηρίωση, όχι θόρυβο.
Πώς βοηθά η SK Advisors
Η SK Advisors μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση σε δύο επίπεδα. Το πρώτο είναι η προληπτική οργάνωση: να υπάρχουν καθαρά βιβλία, συμφωνίες, myDATA εικόνα, ΦΠΑ, φάκελοι και διαδικασία. Το δεύτερο είναι η διαχείριση όταν υπάρχει ήδη αίτημα ή έλεγχος: να καταλάβουμε τι ζητείται, να συγκεντρώσουμε στοιχεία, να εντοπίσουμε αδυναμίες και να οργανώσουμε απάντηση.
Δεν αντιμετωπίζουμε τον φορολογικό έλεγχο σαν απλή γραφειοκρατία. Τον βλέπουμε ως δοκιμή αξιοπιστίας της επιχείρησης. Όταν η εικόνα είναι καθαρή, η επιχείρηση στέκεται καλύτερα. Όταν υπάρχουν κενά, τα βρίσκουμε και τα βάζουμε σε σειρά.
Πηγές και επίσημες πληροφορίες
Συχνές ερωτήσεις για φορολογικό έλεγχο επιχείρησης
Πότε μπορεί να γίνει φορολογικός έλεγχος σε μια επιχείρηση;
Μπορεί να γίνει όταν υπάρχει επιλογή για έλεγχο, διασταύρωση στοιχείων, αίτημα επιστροφής, ασυμφωνία δεδομένων, θέμα σε δηλώσεις ή άλλη αιτία που χρειάζεται εξέταση. Δεν σημαίνει πάντα ότι έχει διαπιστωθεί παράβαση.
Τι ζητά συνήθως η ΑΑΔΕ σε έναν έλεγχο;
Μπορεί να ζητηθούν βιβλία, τιμολόγια, δηλώσεις ΦΠΑ, στοιχεία εισοδήματος, myDATA, τραπεζικές κινήσεις, συμβάσεις, μισθοδοσία και τεκμηρίωση συγκεκριμένων συναλλαγών, ανάλογα με την υπόθεση.
Πρέπει να κρατάω όλα τα παραστατικά σε φυσικό αρχείο;
Το σημαντικό είναι να υπάρχει πλήρες, προσβάσιμο και οργανωμένο αρχείο. Αν τα στοιχεία είναι ηλεκτρονικά, πρέπει να μπορούν να βρεθούν, να διαβαστούν και να αντιστοιχιστούν με τις εγγραφές.
Οι αποκλίσεις myDATA δημιουργούν πρόβλημα σε έλεγχο;
Μπορούν να δημιουργήσουν ερωτήματα, ειδικά αν δεν έχουν παρακολουθηθεί ή διορθωθεί. Γι' αυτό χρειάζεται τακτικός έλεγχος συμφωνίας ανάμεσα σε myDATA, βιβλία και δηλώσεις.
Τι κάνω αν λείπει ένα παραστατικό;
Πρέπει να εντοπιστεί αν μπορεί να ανακτηθεί από προμηθευτή, email, πλατφόρμα ή αρχείο. Αν δεν μπορεί, εξετάζεται η λογιστική και φορολογική αντιμετώπιση με βάση τα πραγματικά δεδομένα.
Μπορώ να προετοιμαστώ πριν έρθει έλεγχος;
Ναι. Η καλύτερη προετοιμασία είναι η τακτική οργάνωση βιβλίων, παραστατικών, ΦΠΑ, myDATA, τραπεζικών κινήσεων και συμβάσεων. Έτσι μειώνεται ο πανικός όταν ζητηθούν στοιχεία.
Χρειάζεται φοροτεχνικός για φορολογικό έλεγχο;
Στις περισσότερες περιπτώσεις είναι σημαντικό να υπάρχει φοροτεχνική υποστήριξη, γιατί δεν αρκεί να σταλούν αρχεία. Χρειάζεται κατανόηση του αιτήματος, έλεγχος των στοιχείων και σωστή τεκμηρίωση.
Μπορεί η SK Advisors να ελέγξει την επιχείρηση προληπτικά;
Ναι. Μπορούμε να κάνουμε προληπτικό έλεγχο σε βιβλία, ΦΠΑ, myDATA, παραστατικά και βασικές εκκρεμότητες, ώστε να ξέρετε πού βρίσκεται η επιχείρηση πριν υπάρξει πίεση.
Θέλετε να οργανώσουμε την επιχείρησή σας πριν υπάρξει έλεγχος;
Κλείστε ραντεβού με την SK Advisors για να δούμε βιβλία, ΦΠΑ, myDATA, παραστατικά και φορολογική εικόνα, ώστε η επιχείρησή σας να έχει καθαρό φάκελο και λιγότερο άγχος όταν ζητηθούν στοιχεία.
