Τα ΔΥΠΑ προγράμματα για επιχειρήσεις είναι από τις ευκαιρίες που πολλοί επιχειρηματίες βλέπουν αργά. Μαθαίνουν ότι άνοιξε μια δράση, τρέχουν να δουν αν επιδοτεί πρόσληψη, ψάχνουν δικαιολογητικά, ρωτούν αν μπορούν να κάνουν αίτηση και τελικά χάνουν χρόνο σε πράγματα που έπρεπε να είναι έτοιμα από πριν.
Το θέμα δεν είναι μόνο να υπάρχει πρόγραμμα. Το θέμα είναι να είναι έτοιμη η επιχείρηση όταν ανοίξει. Γιατί τα προγράμματα απασχόλησης, οι επιδοτήσεις πρόσληψης και οι δράσεις που στηρίζουν επιχειρήσεις έχουν όρους, προθεσμίες, διαδικασίες και ελέγχους. Αν η επιχείρηση αρχίσει την προετοιμασία την ημέρα που άνοιξε η πρόσκληση, ξεκινά ήδη με πίεση.
Στην πράξη, η επιτυχία σε μια δράση ΔΥΠΑ δεν εξαρτάται μόνο από το αν “δικαιούστε”. Εξαρτάται από το αν τα στοιχεία σας είναι καθαρά, αν ξέρετε τι θέση θέλετε να καλύψετε, αν η μισθοδοσία σας είναι οργανωμένη, αν η εικόνα στο ΕΡΓΑΝΗ συμφωνεί, αν υπάρχουν εκκρεμότητες και αν μπορείτε να απαντήσετε γρήγορα όταν ζητηθεί κάτι.
Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι πρέπει να έχει έτοιμο μια επιχείρηση πριν ανοίξει πρόγραμμα ΔΥΠΑ, ποια λάθη βλέπουμε συχνά και πώς μπορεί να οργανωθεί ένας φάκελος ετοιμότητας χωρίς πανικό.
Γιατί να προετοιμαστείτε πριν ανοίξει η δράση
Πολλοί επιχειρηματίες περιμένουν να δουν την πρόσκληση και μετά να αποφασίσουν. Είναι λογικό, αλλά δεν είναι αποτελεσματικό. Όταν ανοίξει μια δράση, όλοι ψάχνουν ταυτόχρονα. Οι πλατφόρμες έχουν φόρτο, οι προθεσμίες πιέζουν, οι όροι θέλουν ανάγνωση και τα δικαιολογητικά δεν μαζεύονται πάντα σε μία μέρα.
Η προετοιμασία πριν το άνοιγμα δεν σημαίνει ότι κάνετε αίτηση χωρίς πρόγραμμα. Σημαίνει ότι γνωρίζετε την εικόνα της επιχείρησης. Ξέρετε τον ΚΑΔ, την ασφαλιστική και φορολογική κατάσταση, το προσωπικό που απασχολείτε, τις προσλήψεις και αποχωρήσεις, τις ανάγκες σας, τα κόστη μισθοδοσίας και το χρονοδιάγραμμα.
Έτσι, όταν ανοίξει μια δράση, δεν ξεκινάτε από το μηδέν. Κοιτάτε τους όρους και βλέπετε γρήγορα αν υπάρχει πραγματικό ενδιαφέρον. Αυτή η ταχύτητα μπορεί να κάνει τη διαφορά.
Τι είδους προγράμματα ενδιαφέρουν μια επιχείρηση
Η ΔΥΠΑ κατά περιόδους ανακοινώνει προγράμματα που σχετίζονται με απασχόληση, επιχορήγηση θέσεων εργασίας, στήριξη ανέργων, ειδικές ομάδες, νέους εργαζόμενους, μακροχρόνια ανέργους ή συγκεκριμένες περιοχές και κλάδους. Δεν είναι όλα ίδια και δεν ταιριάζουν σε κάθε επιχείρηση.
Κάποια προγράμματα μπορεί να επιδοτούν μέρος του μισθολογικού ή μη μισθολογικού κόστους. Κάποια έχουν συγκεκριμένη διάρκεια. Κάποια ζητούν διατήρηση προσωπικού. Κάποια αποκλείουν επιχειρήσεις με συγκεκριμένες μεταβολές προσωπικού. Κάποια απαιτούν να προσληφθεί άτομο που πληροί συγκεκριμένα κριτήρια.
Για αυτό η πρώτη ερώτηση δεν είναι “πόσα δίνει;”. Η πρώτη ερώτηση είναι “ταιριάζει με την πραγματική ανάγκη της επιχείρησης;”. Αν μια επιχείρηση προσλαμβάνει μόνο επειδή υπάρχει πρόγραμμα, χωρίς να έχει ανάγκη, μπορεί να δημιουργήσει κόστος, υποχρεώσεις και διοικητικό βάρος που δεν είχε υπολογίσει.
Η θέση εργασίας πρέπει να υπάρχει πραγματικά
Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη είναι να βλέπει κάποιος την επιδότηση σαν “ευκαιρία” χωρίς να έχει ξεκάθαρη θέση εργασίας. Τα προγράμματα ΔΥΠΑ για επιχειρήσεις συνήθως συνδέονται με πρόσληψη και απασχόληση. Άρα πρέπει να ξέρετε τι άνθρωπο χρειάζεστε, για ποια θέση, με τι ωράριο, ποιο κόστος και ποιο αντικείμενο.
Πριν ανοίξει η δράση, γράψτε την ανάγκη με πρακτικούς όρους:
- ποια θέση θέλετε να καλύψετε,
- αν είναι πλήρης ή μερική απασχόληση,
- ποιος θα εκπαιδεύσει τον εργαζόμενο,
- ποιο είναι το πραγματικό μηνιαίο κόστος,
- πόσο θα διαρκέσει η ανάγκη,
- αν μπορείτε να διατηρήσετε τη θέση μετά τη λήξη της επιδότησης.
Η προετοιμασία αυτή βοηθά και στην αίτηση, αλλά κυρίως βοηθά τη δική σας απόφαση. Η επιδότηση δεν πρέπει να αντικαθιστά το επιχειρηματικό κριτήριο.
Ελέγξτε πρώτα το προσωπικό και το ΕΡΓΑΝΗ
Το ΕΡΓΑΝΗ είναι κεντρικό σημείο για κάθε πρόγραμμα που αφορά απασχόληση. Η πρόσληψη προσωπικού και ΕΡΓΑΝΗ δεν είναι “τυπικό βήμα”. Είναι η ηλεκτρονική εικόνα της εργασιακής κατάστασης της επιχείρησης.
Πριν ανοίξει δράση, πρέπει να ελεγχθούν οι ενεργές συμβάσεις, οι πρόσφατες αποχωρήσεις, οι μεταβολές ωραρίου, οι δηλώσεις που έχουν υποβληθεί και αν υπάρχουν εκκρεμότητες. Πολλά προγράμματα εξετάζουν αν η επιχείρηση έχει μειώσει προσωπικό ή αν πρέπει να διατηρήσει συγκεκριμένο αριθμό εργαζομένων. Άρα η εικόνα πρέπει να είναι καθαρή.
Αν υπάρχει λάθος σε ωράριο, σύμβαση, ημερομηνία ή μεταβολή, δεν το αφήνουμε για την ημέρα της αίτησης. Το διορθώνουμε εγκαίρως, σύμφωνα με τις δυνατότητες και τις διαδικασίες που ισχύουν.
Μισθοδοσία: το κόστος που πρέπει να ξέρετε πριν την αίτηση
Η επιδότηση ακούγεται θετική, αλλά κάθε πρόσληψη έχει κόστος. Μισθός, εισφορές, δώρα, άδειες, προσαυξήσεις, τυχόν επιδόματα, λογιστική παρακολούθηση και διοικητικές υποχρεώσεις πρέπει να υπολογιστούν πριν από την αίτηση.
Η μισθοδοσία και εργατικά είναι από τα σημεία που δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται πρόχειρα. Μπορεί ένα πρόγραμμα να επιδοτεί ένα μέρος του κόστους, αλλά η επιχείρηση πρέπει να ξέρει τι πληρώνει συνολικά και τι υποχρεώσεις αναλαμβάνει. Αν το πρόγραμμα έχει όρο διατήρησης θέσης, το κόστος δεν τελειώνει απαραίτητα με την επιδότηση.
Πριν υποβάλετε αίτηση, ζητήστε έναν υπολογισμό κόστους για τη θέση. Όχι μόνο “πόσα θα δίνει η ΔΥΠΑ”, αλλά “ποιο είναι το καθαρό κόστος για την επιχείρηση σε όλη τη διάρκεια”.
Φορολογική και ασφαλιστική εικόνα της επιχείρησης
Πολλά προγράμματα ζητούν καθαρή εικόνα ή συγκεκριμένα δικαιολογητικά. Αυτό μπορεί να αφορά φορολογική ενημερότητα, ασφαλιστική ενημερότητα, στοιχεία επιχείρησης, δραστηριότητα, ΚΑΔ, έδρα, νόμιμο εκπρόσωπο και ενεργή λειτουργία.
Οι λογιστικές υπηρεσίες για επιχειρήσεις βοηθούν ακριβώς εδώ: να υπάρχει σωστή εικόνα πριν χρειαστεί. Αν η επιχείρηση έχει αλλαγή έδρας, αλλαγή δραστηριότητας, εκκρεμότητες σε δηλώσεις, οφειλές ή ασυμφωνίες στα στοιχεία, η αίτηση μπορεί να δυσκολέψει.
Δεν σημαίνει ότι κάθε εκκρεμότητα αποκλείει αυτόματα μια επιχείρηση. Σημαίνει όμως ότι πρέπει να τη γνωρίζετε πριν μπείτε στη διαδικασία. Η χειρότερη στιγμή να μάθετε ότι υπάρχει πρόβλημα είναι όταν προσπαθείτε να υποβάλετε αίτηση.
ΚΑΔ και επιλεξιμότητα
Ο ΚΑΔ είναι συχνά κριτήριο σε προγράμματα. Μπορεί μια δράση να αφορά συγκεκριμένους κλάδους, περιοχές ή δραστηριότητες. Αν ο ΚΑΔ της επιχείρησης δεν αποτυπώνει σωστά αυτό που κάνει, μπορεί να δημιουργηθεί πρόβλημα επιλεξιμότητας.
Πριν ανοίξει δράση, ελέγξτε τον κύριο και τους δευτερεύοντες ΚΑΔ. Δείτε αν η δραστηριότητα είναι ενημερωμένη και αν ταιριάζει με την πραγματική λειτουργία. Αν υπάρχει ανάγκη προσθήκης ή αλλαγής, αυτό δεν πρέπει να γίνεται πρόχειρα μόνο για ένα πρόγραμμα. Πρέπει να έχει πραγματική βάση και σωστή λογιστική αντιμετώπιση.
Η επιλεξιμότητα δεν κρίνεται μόνο από την επιθυμία της επιχείρησης. Κρίνεται από όσα φαίνονται επίσημα.
Φάκελος ετοιμότητας ΔΥΠΑ
Ένας πρακτικός φάκελος ετοιμότητας για ΔΥΠΑ προγράμματα για επιχειρήσεις πρέπει να περιλαμβάνει:
- στοιχεία επιχείρησης και νόμιμου εκπροσώπου,
- κύριο και δευτερεύοντες ΚΑΔ,
- φορολογική και ασφαλιστική εικόνα,
- εικόνα προσωπικού από ΕΡΓΑΝΗ,
- υπολογισμό κόστους θέσης εργασίας,
- περιγραφή θέσης και ανάγκης,
- στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού όπου απαιτείται,
- χρονοδιάγραμμα πρόσληψης και υποχρεώσεων.
Ο φάκελος δεν σημαίνει ότι όλα τα προγράμματα θα ζητήσουν τα ίδια. Σημαίνει ότι όταν ζητηθεί κάτι, δεν ξεκινάτε να ψάχνετε.
Συχνά λάθη που κοστίζουν χρόνο ή επιλεξιμότητα
Το πρώτο λάθος είναι η βιασύνη. Η επιχείρηση βλέπει επιδότηση και κάνει αίτηση χωρίς να έχει ελέγξει αν μπορεί να τηρήσει τους όρους.
Το δεύτερο λάθος είναι η λάθος εικόνα προσωπικού. Αν υπάρχουν αποχωρήσεις, μεταβολές ή εκκρεμότητες που δεν έχουν ελεγχθεί, η αίτηση μπορεί να γίνει πιο δύσκολη.
Το τρίτο λάθος είναι ο υπολογισμός μόνο της επιδότησης και όχι του συνολικού κόστους. Μια πρόσληψη δεν είναι δωρεάν επειδή επιδοτείται.
Το τέταρτο λάθος είναι να μη διαβάζεται η πρόσκληση. Κάθε πρόγραμμα έχει δικές του προϋποθέσεις. Δεν αρκεί να μας πει κάποιος “είδα ότι δίνει χρήματα”.
Το πέμπτο λάθος είναι να μην υπάρχει συντονισμός ανάμεσα σε επιχειρηματία, λογιστή και υπεύθυνο προσωπικού. Αν ο ένας κάνει αίτηση, ο άλλος κάνει πρόσληψη και ο τρίτος δεν ξέρει τους όρους, θα υπάρξει μπέρδεμα.
Πώς να αξιολογήσετε αν αξίζει η δράση
Μια δράση αξίζει όταν ταιριάζει με ανάγκη που ήδη υπάρχει ή που είναι επιχειρηματικά λογική. Αν χρειάζεστε πραγματικά εργαζόμενο, αν μπορείτε να υποστηρίξετε τη θέση, αν οι όροι είναι διαχειρίσιμοι και αν το όφελος είναι καθαρό, τότε ένα πρόγραμμα μπορεί να βοηθήσει.
Αν όμως η πρόσληψη γίνεται μόνο επειδή υπάρχει επιδότηση, χρειάζεται προσοχή. Μπορεί να αναλάβετε υποχρεώσεις που δεν θέλετε. Μπορεί να δεσμευτείτε για διάρκεια που δεν ταιριάζει με την επιχείρηση. Μπορεί το διοικητικό βάρος να είναι μεγαλύτερο από το όφελος.
Η σωστή αξιολόγηση βάζει δίπλα-δίπλα τρία πράγματα: ανάγκη, κόστος, όρους. Αν ένα από τα τρία δεν στέκει, η δράση δεν είναι απαραίτητα καλή για εσάς.
Τι αλλάζει για μικρές επιχειρήσεις
Οι μικρές επιχειρήσεις συνήθως δεν έχουν ξεχωριστό HR, νομικό τμήμα ή εσωτερικό σύμβουλο. Αυτό σημαίνει ότι η προετοιμασία πρέπει να είναι πιο απλή αλλά πιο πειθαρχημένη. Ένας ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης δεν έχει χρόνο να διαβάζει καθημερινά όλες τις προσκλήσεις, αλλά μπορεί να έχει οργανωμένη εικόνα.
Για μια μικρή επιχείρηση, το πιο χρήσιμο είναι να υπάρχει ένα βασικό πλάνο προσλήψεων. Ποιες θέσεις θα χρειαστούν τους επόμενους μήνες; Τι κόστος έχουν; Ποιο προφίλ εργαζόμενου ταιριάζει; Υπάρχει δυνατότητα εκπαίδευσης; Αν ανοίξει πρόγραμμα για συγκεκριμένη ηλικία ή κατηγορία ανέργων, μπορεί η επιχείρηση να κινηθεί γρήγορα;
Αυτή η προετοιμασία δεν είναι θεωρία. Είναι πρακτική άμυνα απέναντι στη βιασύνη.
Σχέση με ΕΣΠΑ και άλλες επιδοτήσεις
Τα προγράμματα ΔΥΠΑ δεν είναι ίδια με τα ΕΣΠΑ και επιδοτήσεις επιχειρήσεων, αλλά η λογική προετοιμασίας μοιάζει. Και στις δύο περιπτώσεις χρειάζεται καθαρή εικόνα, σωστά στοιχεία, χρονοδιάγραμμα, επιλεξιμότητα και οικονομικός υπολογισμός.
Η διαφορά είναι ότι τα προγράμματα ΔΥΠΑ συχνά ακουμπούν πιο άμεσα την εργασία και την πρόσληψη. Άρα εμπλέκονται περισσότερο η μισθοδοσία, το ΕΡΓΑΝΗ και οι εργασιακές υποχρεώσεις. Αν μια επιχείρηση έχει ήδη καλό λογιστικό και μισθοδοτικό σύστημα, κινείται πιο γρήγορα.
Γι' αυτό η προετοιμασία για ΔΥΠΑ βοηθά γενικά την επιχείρηση, όχι μόνο για μία δράση.
Ποια στοιχεία να ελέγξετε πριν ανοίξει η δράση
Πριν ανοίξει ή πριν υποβάλετε αίτηση σε πρόγραμμα ΔΥΠΑ, ελέγξτε:
- στοιχεία επιχείρησης στο myAADE,
- ΚΑΔ και πραγματική δραστηριότητα,
- φορολογικές δηλώσεις επιχειρήσεων και εκκρεμότητες,
- ασφαλιστικές υποχρεώσεις,
- ενεργό προσωπικό και πρόσφατες μεταβολές,
- στοιχεία στο ΕΡΓΑΝΗ,
- κόστος νέας θέσης εργασίας,
- δυνατότητα διατήρησης προσωπικού,
- ποιος θα παρακολουθεί την αίτηση μετά την υποβολή.
Αν αυτά είναι καθαρά, η επιχείρηση έχει πραγματική ετοιμότητα.
Πώς μπορεί να βοηθήσει η SK Advisors
Η SK Advisors μπορεί να οργανώσει την προετοιμασία πριν ανοίξει η δράση. Ελέγχουμε τη λογιστική εικόνα, τα στοιχεία της επιχείρησης, το προσωπικό, τη μισθοδοσία και τις πιθανές εκκρεμότητες. Βοηθάμε επίσης να αξιολογηθεί αν μια δράση ταιριάζει με την πραγματική ανάγκη της επιχείρησης.
Δεν έχει νόημα να κυνηγάτε κάθε πρόγραμμα. Έχει νόημα να είστε έτοιμοι για τα σωστά προγράμματα. Εκεί κερδίζεται χρόνος και μειώνεται το ρίσκο.
Πηγές και επίσημες πληροφορίες
Συχνές ερωτήσεις
Πότε πρέπει να ξεκινήσω προετοιμασία για πρόγραμμα ΔΥΠΑ;
Ιδανικά πριν ανοίξει η δράση. Η επιχείρηση πρέπει να έχει καθαρή εικόνα σε ΚΑΔ, προσωπικό, μισθοδοσία, ΕΡΓΑΝΗ, φορολογικά και ασφαλιστικά στοιχεία.
Μπορώ να κάνω πρόσληψη πριν εγκριθεί το πρόγραμμα;
Εξαρτάται από τους όρους της κάθε πρόσκλησης. Σε κάποια προγράμματα η σειρά ενεργειών είναι κρίσιμη. Πριν κάνετε πρόσληψη, πρέπει να διαβάσετε τους όρους.
Τα προγράμματα ΔΥΠΑ καλύπτουν όλο το κόστος μισθοδοσίας;
Όχι απαραίτητα. Πολλά προγράμματα καλύπτουν μέρος του κόστους ή έχουν συγκεκριμένα όρια. Πρέπει να γίνει υπολογισμός συνολικού κόστους.
Τι γίνεται αν έχω μειώσει προσωπικό πρόσφατα;
Μπορεί να επηρεάσει την επιλεξιμότητα, ανάλογα με τη δράση. Πρέπει να ελεγχθεί η εικόνα προσωπικού και οι όροι του προγράμματος.
Χρειάζεται φορολογική ή ασφαλιστική ενημερότητα;
Ανάλογα με το πρόγραμμα μπορεί να ζητηθούν συγκεκριμένα δικαιολογητικά ή καθαρή εικόνα. Καλό είναι να ελέγχεται πριν την αίτηση.
Πώς συνδέεται το ΕΡΓΑΝΗ με τα προγράμματα ΔΥΠΑ;
Το ΕΡΓΑΝΗ δείχνει την εργασιακή εικόνα της επιχείρησης. Προσλήψεις, αποχωρήσεις, ωράρια και μεταβολές μπορεί να επηρεάζουν την αίτηση ή τις υποχρεώσεις.
Είναι ίδια τα ΔΥΠΑ προγράμματα με το ΕΣΠΑ;
Όχι. Τα ΔΥΠΑ προγράμματα συνδέονται συχνά με απασχόληση και πρόσληψη, ενώ το ΕΣΠΑ μπορεί να αφορά επενδύσεις, εξοπλισμό ή ανάπτυξη. Η προετοιμασία όμως έχει κοινά στοιχεία.
Μπορεί η SK Advisors να παρακολουθεί ανοικτές δράσεις;
Μπορούμε να σας βοηθήσουμε να έχετε φάκελο ετοιμότητας, να αξιολογείτε δράσεις και να κινηθείτε γρήγορα όταν εμφανιστεί πρόγραμμα που ταιριάζει στην επιχείρησή σας.
Θέλετε να προετοιμάσουμε την επιχείρησή σας για τα επόμενα προγράμματα ΔΥΠΑ;
Αν σκέφτεστε πρόσληψη ή θέλετε να είστε έτοιμοι για επιδότηση, κλείστε ραντεβού με την SK Advisors. Θα ελέγξουμε τη λογιστική, μισθοδοτική και εργασιακή εικόνα της επιχείρησης πριν ανοίξει η επόμενη δράση.
Σημαντική σημείωση
Οι πληροφορίες του άρθρου είναι ενημερωτικές. Κάθε πρόγραμμα ΔΥΠΑ έχει δικούς του όρους, προθεσμίες και δικαιολογητικά, όπως περιγράφονται στην αντίστοιχη πρόσκληση. Πριν από οποιαδήποτε αίτηση ή πρόσληψη χρειάζεται έλεγχος της συγκεκριμένης δράσης και της εικόνας της επιχείρησης.
