Τι είναι ο οικονομικός προγραμματισμός επιχείρησης

Ο οικονομικός προγραμματισμός είναι η διαδικασία με την οποία η επιχείρηση οργανώνει τα οικονομικά της δεδομένα και δημιουργεί εικόνα για το παρόν και το μέλλον. Περιλαμβάνει ανάλυση εσόδων, εξόδων, φορολογικών υποχρεώσεων, μισθοδοσίας, σταθερών και μεταβλητών δαπανών, ταμειακών ροών, εισπράξεων, πληρωμών και πιθανών επενδύσεων. Δεν είναι απλώς μια πρόβλεψη. Είναι εργαλείο λήψης αποφάσεων.

Για μια μικρή ή μεσαία επιχείρηση, ο προγραμματισμός μπορεί να είναι απλός αλλά ουσιαστικός. Μπορεί να ξεκινά με μηνιαία εικόνα υποχρεώσεων, πρόβλεψη φόρων, παρακολούθηση εισπράξεων και εκτίμηση κόστους. Για μια μεγαλύτερη ή αναπτυσσόμενη επιχείρηση, μπορεί να περιλαμβάνει σενάρια, προϋπολογισμό, ανάλυση κερδοφορίας, έλεγχο τμημάτων ή δραστηριοτήτων και σχεδιασμό επενδύσεων.

Το σημαντικό είναι ο προγραμματισμός να είναι εφαρμόσιμος. Δεν χρειάζεται ένα περίπλοκο αρχείο που κανείς δεν χρησιμοποιεί. Χρειάζεται ένα σύστημα που βοηθά τον επιχειρηματία να απαντά σε πρακτικά ερωτήματα: μπορώ να προσλάβω; Μπορώ να αγοράσω εξοπλισμό; Πότε θα πληρώσω φόρους; Ποιο κόστος έχει αυξηθεί; Πόσα πρέπει να εισπράξω για να καλύψω υποχρεώσεις; Πού πιέζεται η ρευστότητα;

Ρευστότητα και ταμειακή εικόνα

Η ρευστότητα είναι η ικανότητα της επιχείρησης να καλύπτει τις υποχρεώσεις της όταν αυτές γίνονται απαιτητές. Μπορεί μια επιχείρηση να είναι κερδοφόρα στα χαρτιά, αλλά να έχει πρόβλημα ρευστότητας επειδή οι εισπράξεις καθυστερούν ή επειδή οι πληρωμές συγκεντρώνονται σε συγκεκριμένες περιόδους. Για αυτό η ταμειακή εικόνα είναι κρίσιμη.

Ο προγραμματισμός ρευστότητας περιλαμβάνει καταγραφή τακτικών πληρωμών, φορολογικών υποχρεώσεων, μισθοδοσίας, δόσεων, ενοικίων, προμηθευτών και άλλων εξόδων. Παράλληλα, παρακολουθούνται οι αναμενόμενες εισπράξεις. Όταν αυτά μπουν σε ένα οργανωμένο πλαίσιο, ο επιχειρηματίας μπορεί να δει ποιοι μήνες θα είναι πιεστικοί και να προετοιμαστεί.

Στην SK Advisors βοηθάμε την επιχείρηση να αποκτήσει αυτή την εικόνα. Η ρευστότητα δεν βελτιώνεται μόνο με περισσότερες πωλήσεις. Βελτιώνεται και με καλύτερο προγραμματισμό, σωστή τιμολόγηση, έγκαιρη είσπραξη, έλεγχο κόστους και γνώση των υποχρεώσεων που έρχονται.

Προγραμματισμός φορολογικών υποχρεώσεων

Οι φορολογικές υποχρεώσεις είναι από τους πιο συχνούς λόγους πίεσης. ΦΠΑ, φόρος εισοδήματος, προκαταβολή φόρου, παρακρατήσεις, ασφαλιστικές εισφορές, τέλη και λοιπές υποχρεώσεις μπορούν να δημιουργήσουν σημαντικά ποσά πληρωμών. Αν δεν υπάρχει εκτίμηση, ο επιχειρηματίας μπορεί να αιφνιδιαστεί.

Ο οικονομικός προγραμματισμός συνδέει τη λογιστική εικόνα με τις επερχόμενες φορολογικές πληρωμές. Δεν περιμένουμε απλώς να κλείσει η χρονιά. Παρακολουθούμε τα στοιχεία και, όπου είναι εφικτό, δίνουμε εικόνα για το τι μπορεί να προκύψει. Αυτό βοηθά την επιχείρηση να κρατά αποθεματικό, να οργανώνει πληρωμές και να αποφεύγει την τελευταία στιγμή.

Η SK Advisors συνδυάζει φοροτεχνική υποστήριξη και οικονομική παρακολούθηση. Έτσι ο επιχειρηματίας δεν βλέπει τους φόρους ως αποκομμένη υποχρέωση, αλλά ως μέρος του συνολικού πλάνου. Η πρόβλεψη δεν μπορεί πάντα να είναι απόλυτη, όμως ακόμη και μια ρεαλιστική εκτίμηση είναι πολύ καλύτερη από την άγνοια.

Έλεγχος κόστους και περιθωρίων

Ο οικονομικός προγραμματισμός βοηθά στον έλεγχο κόστους. Πολλές επιχειρήσεις αυξάνουν τα έξοδά τους σταδιακά χωρίς να το αντιλαμβάνονται. Μικρές συνδρομές, αυξημένες προμήθειες, μισθοδοσία, μεταφορικά, κόστος υλικών, λογαριασμοί και διάφορα λειτουργικά έξοδα μπορούν να μειώσουν σημαντικά την κερδοφορία. Αν δεν παρακολουθούνται, το πρόβλημα φαίνεται αργά.

Η ανάλυση κόστους δεν σημαίνει ότι πρέπει να κόβονται όλα. Σημαίνει ότι η επιχείρηση γνωρίζει τι πληρώνει και γιατί. Κάποια έξοδα είναι απαραίτητα για ανάπτυξη. Άλλα μπορεί να μην αποδίδουν. Κάποια κόστη πρέπει να ενσωματωθούν στην τιμολόγηση. Άλλα χρειάζονται επαναδιαπραγμάτευση ή καλύτερη οργάνωση.

Το περιθώριο κέρδους είναι επίσης κρίσιμο. Δεν αρκεί να υπάρχει τζίρος. Πρέπει να γνωρίζετε πόσο μένει μετά τα άμεσα και έμμεσα κόστη. Αυτό βοηθά στην τιμολόγηση, στην επιλογή υπηρεσιών ή προϊόντων και στην απόφαση για το πού πρέπει να δοθεί έμφαση.

Προϋπολογισμός και στόχοι

Ένας βασικός προϋπολογισμός βοηθά την επιχείρηση να έχει κατεύθυνση. Δεν χρειάζεται να είναι τέλειος. Χρειάζεται να είναι ρεαλιστικός και να αναθεωρείται. Ο προϋπολογισμός μπορεί να περιλαμβάνει αναμενόμενα έσοδα, βασικά έξοδα, στόχους εισπράξεων, υποχρεώσεις, επενδύσεις και αποθεματικό. Με αυτόν τον τρόπο, η επιχείρηση μπορεί να συγκρίνει την πραγματικότητα με το πλάνο.

Οι στόχοι πρέπει να συνδέονται με αριθμούς. “Θέλω να μεγαλώσω” είναι γενική επιθυμία. “Θέλω να αυξήσω τον τζίρο κατά συγκεκριμένο ποσοστό, διατηρώντας περιθώριο κέρδους και καλύπτοντας συγκεκριμένες υποχρεώσεις” είναι πιο χρήσιμος στόχος. Ο οικονομικός προγραμματισμός βοηθά να μετατραπούν οι επιθυμίες σε μετρήσιμες κατευθύνσεις.

Στην SK Advisors βοηθάμε τον επιχειρηματία να δημιουργήσει πρακτικό πλαίσιο στόχων. Δεν χρειάζεται να υπάρχει πολύπλοκη ορολογία. Χρειάζεται να υπάρχει σαφής εικόνα για το τι θέλουμε να πετύχουμε, τι απαιτείται και πώς θα παρακολουθούμε την πρόοδο.

Απόφαση για πρόσληψη ή επένδυση

Η πρόσληψη προσωπικού και η επένδυση σε εξοπλισμό, χώρο, marketing ή νέα δραστηριότητα είναι αποφάσεις που πρέπει να εξετάζονται οικονομικά. Μια πρόσληψη μπορεί να είναι απαραίτητη, αλλά πρέπει να γνωρίζουμε το πλήρες εργοδοτικό κόστος. Μια επένδυση μπορεί να βοηθήσει στην ανάπτυξη, αλλά πρέπει να δούμε πότε θα αποδώσει και αν η επιχείρηση μπορεί να την υποστηρίξει.

Ο οικονομικός προγραμματισμός βοηθά να δοκιμαστούν σενάρια. Τι συμβαίνει αν προσλάβουμε έναν εργαζόμενο; Τι συμβαίνει αν αυξηθεί το ενοίκιο; Τι συμβαίνει αν αγοράσουμε εξοπλισμό; Πόσο πρέπει να αυξηθούν τα έσοδα για να καλυφθεί το κόστος; Αυτές οι ερωτήσεις δεν εξαλείφουν το ρίσκο, αλλά το κάνουν πιο ορατό.

Η SK Advisors μπορεί να βοηθήσει στην οικονομική αποτύπωση τέτοιων αποφάσεων, ώστε ο επιχειρηματίας να μην κινείται μόνο με αίσθηση ή πίεση, αλλά με δεδομένα.

Μηνιαία παρακολούθηση και επιχειρηματικός ρυθμός

Ο προγραμματισμός έχει αξία όταν παρακολουθείται. Δεν αρκεί να δημιουργηθεί μια φορά. Χρειάζεται περιοδικός έλεγχος: τι πήγε όπως περιμέναμε, τι άλλαξε, ποια έξοδα αυξήθηκαν, ποιες εισπράξεις καθυστέρησαν, ποιες υποχρεώσεις έρχονται. Ένας μηνιαίος ή τριμηνιαίος ρυθμός ελέγχου μπορεί να βοηθήσει πολύ.

Η επιχειρηματική καθημερινότητα είναι απαιτητική και συχνά ο επιχειρηματίας δεν έχει χρόνο να σταθεί και να δει τα στοιχεία. Η συνεργασία με σύμβουλο βοηθά να δημιουργηθεί αυτός ο χρόνος. Μια οργανωμένη συζήτηση με βάση τα δεδομένα μπορεί να αποκαλύψει προβλήματα και ευκαιρίες που αλλιώς θα έμεναν κρυφά.

Η SK Advisors μπορεί να υποστηρίξει αυτόν τον ρυθμό, ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης. Για κάποιους αρκεί μια περιοδική αξιολόγηση. Άλλοι χρειάζονται πιο συχνή παρακολούθηση. Το μοντέλο συνεργασίας πρέπει να ταιριάζει στην πραγματικότητα της επιχείρησης.

Οικονομικός προγραμματισμός για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις

Οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις έχουν συχνά μεγαλύτερη ανάγκη για πρακτικό προγραμματισμό, γιατί δεν διαθέτουν εσωτερικό οικονομικό τμήμα. Ο ιδιοκτήτης παίρνει πολλές αποφάσεις μόνος του, συχνά με περιορισμένη πληροφόρηση. Ένα λογιστικό γραφείο με συμβουλευτική προσέγγιση μπορεί να καλύψει αυτό το κενό.

Η SK Advisors υποστηρίζει επιχειρήσεις στον Άγιο Δημήτριο, στα Νότια Προάστια και στην Αθήνα, με έμφαση στην πραγματική καθημερινότητα του επιχειρηματία. Δεν χρειάζονται πάντα μεγάλα projects. Μερικές φορές η αξία βρίσκεται στο να ξέρετε τι πληρώνετε, τι εισπράττετε, τι φόρους περιμένετε και πόσο χώρο έχετε για την επόμενη απόφαση.

Ο οικονομικός προγραμματισμός είναι ιδιαίτερα χρήσιμος για επιχειρήσεις που αναπτύσσονται, που έχουν εποχικότητα, που σκέφτονται πρόσληψη, που έχουν οφειλές ή που νιώθουν ότι δεν έχουν καθαρή εικόνα παρά τον τζίρο τους.

Συχνά λάθη στον οικονομικό προγραμματισμό

Ένα συχνό λάθος είναι η σύγχυση τζίρου με κέρδος. Ο τζίρος δείχνει πωλήσεις, όχι απαραίτητα υγεία. Άλλο λάθος είναι η μη πρόβλεψη φόρων και εισφορών, που οδηγεί σε πίεση όταν έρθει η ώρα πληρωμής. Συχνό λάθος είναι επίσης η λήψη αποφάσεων με βάση το σημερινό διαθέσιμο υπόλοιπο, χωρίς να λαμβάνονται υπόψη οι επόμενες υποχρεώσεις.

Άλλο λάθος είναι η απουσία αποθεματικού. Κάθε επιχείρηση χρειάζεται ένα περιθώριο ασφαλείας για απρόβλεπτες ανάγκες. Επίσης, πολλές επιχειρήσεις δεν παρακολουθούν τις εισπράξεις τους συστηματικά, με αποτέλεσμα να δουλεύουν αλλά να μην έχουν ρευστότητα.

Η λύση δεν είναι να γίνει ο επιχειρηματίας οικονομικός αναλυτής. Η λύση είναι να έχει απλό, σταθερό και κατανοητό σύστημα παρακολούθησης.

Η προσέγγιση της SK Advisors

Η προσέγγισή μας στον οικονομικό προγραμματισμό είναι πρακτική. Ξεκινάμε από τα στοιχεία που υπάρχουν και χτίζουμε σταδιακά καλύτερη εικόνα. Εξετάζουμε τι χρειάζεται η επιχείρηση, ποια στοιχεία είναι διαθέσιμα, ποια λείπουν και ποιο επίπεδο παρακολούθησης έχει νόημα. Δεν επιβάλλουμε πολύπλοκες διαδικασίες αν δεν χρειάζονται. Θέλουμε ο προγραμματισμός να χρησιμοποιείται στην πράξη.

Στόχος μας είναι να βοηθήσουμε τον επιχειρηματία να αισθάνεται ότι έχει καλύτερο έλεγχο. Να γνωρίζει τις υποχρεώσεις, να βλέπει πού πηγαίνουν τα χρήματα, να προγραμματίζει αποφάσεις και να μειώνει τις εκπλήξεις. Ο οικονομικός προγραμματισμός δεν εξασφαλίζει ότι όλα θα πάνε όπως θέλουμε. Εξασφαλίζει όμως ότι δεν κινούμαστε στα τυφλά.

Πότε φαίνεται η αξία του προγραμματισμού

Η αξία του οικονομικού προγραμματισμού φαίνεται ιδιαίτερα στις στιγμές πίεσης. Όταν έρχεται ένας φόρος, όταν καθυστερεί μια μεγάλη είσπραξη, όταν πρέπει να πληρωθεί μισθοδοσία, όταν εξετάζεται μια επένδυση ή όταν πέφτει προσωρινά ο τζίρος, η επιχείρηση που έχει εικόνα αντιδρά καλύτερα. Δεν σημαίνει ότι δεν θα δυσκολευτεί. Σημαίνει όμως ότι γνωρίζει τα δεδομένα και μπορεί να πάρει πιο γρήγορες και πιο λογικές αποφάσεις.

Φαίνεται επίσης στις στιγμές ανάπτυξης. Όταν υπάρχουν περισσότερες ευκαιρίες, ο προγραμματισμός βοηθά να επιλέξετε ποιες αξίζουν και ποιες μπορεί να πιέσουν υπερβολικά την επιχείρηση. Η ανάπτυξη χωρίς οικονομική εικόνα μπορεί να είναι εξίσου επικίνδυνη με τη στασιμότητα.