Η σωστή διαχείριση των τιμολογίων αποτελεί θεμέλιο για την ομαλή λειτουργία μιας επιχείρησης. Είτε είστε ελεύθερος επαγγελματίας είτε διαχειριστής εταιρείας, η ακριβής τιμολόγηση, η αρχειοθέτηση και η διαβίβαση των τιμολογίων σας στο myDATA είναι υποχρεωτικές αλλά και κρίσιμες για την αποφυγή λαθών, προστίμων και φορολογικών προβλημάτων.
Σε αυτόν τον οδηγό της SK Advisors, θα μάθετε:
- Πώς να εκδίδετε σωστά τιμολόγια
- Ποια είναι τα υποχρεωτικά στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνουν
- Πώς να τα οργανώσετε ψηφιακά και λογιστικά
- Ποια εργαλεία μπορούν να σας βοηθήσουν
1. Τι είναι το τιμολόγιο και ποιος πρέπει να το εκδίδει
Τιμολόγιο είναι το παραστατικό που εκδίδεται όταν παρέχετε υπηρεσία ή προϊόν σε άλλον επαγγελματία ή επιχείρηση.
Υποχρεούνται να εκδίδουν τιμολόγιο:
- Ελεύθεροι επαγγελματίες (για κάθε παροχή υπηρεσίας)
- Επιχειρήσεις για πωλήσεις προϊόντων ή B2B συναλλαγές
- Δημιουργοί περιεχομένου, τεχνίτες, εκπαιδευτικοί, νομικοί, μηχανικοί κ.λπ.
❗ Οι συναλλαγές με ιδιώτες καλύπτονται με απόδειξη λιανικής, όχι τιμολόγιο.
2. Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα σωστό τιμολόγιο
- Αριθμός παραστατικού & ημερομηνία έκδοσης
- Στοιχεία εκδότη (επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ, διεύθυνση)
- Στοιχεία πελάτη (επωνυμία ή ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ, ΔΟΥ, διεύθυνση)
- Περιγραφή υπηρεσίας ή προϊόντος
- Καθαρή αξία, ΦΠΑ, σύνολο πληρωμής
- Τρόπος πληρωμής (μετρητά, τραπεζική κατάθεση, POS)
- Υπογραφή & σφραγίδα (αν απαιτείται)
💡 Προαιρετικά: IBAN, όροι πληρωμής, QR code, αριθμός σύμβασης
3. Πότε εκδίδεται το τιμολόγιο
- Το τιμολόγιο πρέπει να εκδίδεται το αργότερο εντός 5 ημερών από την ολοκλήρωση της παροχής ή πώλησης
- Σε σταθερές συνεργασίες, μπορούν να εκδίδονται συγκεντρωτικά ανά μήνα (με συμφωνία)
4. Πώς να οργανώνετε τα τιμολόγιά σας
➤ Ψηφιακή οργάνωση:
- Χρησιμοποιήστε λογιστικό πρόγραμμα ή εφαρμογή τιμολόγησης (π.χ. timologio.aade, Elorus, EpsilonNet, Prosvasis, Soft1)
- Αποθηκεύστε τα τιμολόγια σε φάκελο ανά έτος & μήνα, με αρχειοθέτηση ανά πελάτη
- Συμπληρώστε πίνακα Excel για γρήγορη παρακολούθηση πληρωμών / ΦΠΑ
➤ Φυσική οργάνωση:
- Εκτυπώστε και φυλάσσετε τιμολόγια σε ντοσιέ με διαχωριστικά (σε περίπτωση ελέγχου)
- Κρατήστε αντίγραφα υπογεγραμμένα από πελάτες (αν απαιτείται)
✅ Η διατήρηση τιμολογίων είναι υποχρεωτική για 5 έτη από το έτος έκδοσης.
5. Διαβίβαση τιμολογίων στο myDATA
Από το 2022, όλα τα τιμολόγια πρέπει να διαβιβάζονται στο myDATA:
- Η διαβίβαση μπορεί να γίνει αυτόματα από εφαρμογή ή μέσω λογιστή
- Το παραστατικό καταχωρείται με τύπο, ημερομηνία, ΑΦΜ πελάτη, ποσά ΦΠΑ
- Αν δεν διαβιβαστεί εγκαίρως, υπάρχει κίνδυνος προστίμου & απόρριψης του τιμολογίου
❗ Οι χορηγίες, ενδοκοινοτικές πράξεις και εξωτερικές συνεργασίες έχουν ειδικές κατηγορίες διαβίβασης
6. Τι να προσέξετε για να αποφύγετε λάθη
- Να αναγράφεται σωστά το ΑΦΜ και η επωνυμία του πελάτη
- Να υπάρχει σωστή αντιστοίχιση ποσών ΦΠΑ – κατηγοριών (24%, 13%, 6%)
- Να μην υπάρχουν κενά αριθμών ή διπλοεγγραφές στα τιμολόγια
- Να γίνεται διαβίβαση το αργότερο ως την 20ή ημέρα του επόμενου μήνα
7. Πώς σας βοηθά η SK Advisors
Η ομάδα μας:
- Επιλέγει και εγκαθιστά κατάλληλο σύστημα τιμολόγησης για την επιχείρησή σας
- Σας καθοδηγεί στη σωστή έκδοση και τήρηση παραστατικών
- Ελέγχει & διαβιβάζει τα τιμολόγιά σας στο myDATA με συνέπεια
- Προσφέρει τακτική συμβουλευτική & έλεγχο τιμολογίων για αποφυγή λαθών
🟢 Συμπέρασμα
Η σωστή τιμολόγηση δεν είναι απλώς μια τυπική υποχρέωση – είναι μέρος της επαγγελματικής σας εικόνας και του οικονομικού σας ελέγχου.
Με την υποστήριξη της SK Advisors, διασφαλίζετε ότι όλα τα τιμολόγιά σας είναι ορθά, καταγεγραμμένα, διαβιβασμένα και οργανωμένα, έτοιμα για κάθε έλεγχο και χρήση.
